Luis Iván Juárez Arellano

19 marzo, 2023

Las medianas y grandes empresas experimentan muchos retos en su día a día, especialmente con la gestión de la información, las tareas de sus colaboradores y la productividad. Por ello, las soluciones tecnológicas son cada vez más empleadas para optimizar los procesos centralizando todas las áreas en una sola plataforma de gestión, que brinde visión global para mantener una empresa competitiva.

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Este es un breve resumen de la importancia de invertir en un sistema ERP, y en IJAM Consulting te contaremos cuál es el costo de un ERP pero, sobre todo, cuáles son los beneficios que las empresas obtienen al implementarlo.

¿Cuánto debo invertir en ERP en el 2023?

El costo de una licencia del sistema ERP SAP Business One en esquema de compra (licencia perpetua) ronda los 2,000 dólares pago único en promedio y en esquema de renta (suscripción) ronda los 75 dólares mensuales en promedio, aunque este es solo un componente del precio que se requiere para la implementación del sistema.

En promedio, los servicios de implementación de un ERP para una razón social con cinco usuarios el costo puede comenzar en los $95,000 Pesos más IVA (pago en una sola exhibición) dependiendo del alcance a implementar en la empresa.

Sin embargo, los costos pueden variar dependiendo de muchos factores como: el sistema ERP elegido, la cantidad de usuarios, los módulos a implementar entre otros (infraestructura, integraciones con otros sistemas, automatizaciones, etc.) que determinan el grado de complejidad del sistema.

Como regla general, existen empresas que consideran un presupuesto global para implementar un sistema ERP aproximadamente del 10% de los ingresos totales de la empresa en un año fiscal, por lo que suele ser una inversión rentable si se tiene clara la(s) métrica(s) que se buscan alcanzar al implementarlo.

Algunos empresarios ponen métricas generales como: Reducir en un 25% las devoluciones o errores en las entregas de productos/mercancías a los clientes; Incrementar en un 25% las ventas al integrar a todo el equipo comercial, operativo y administrativo en el proceso de ventas, etc.

¿Cómo se distribuye el costo de un ERP?

La estimación del costo total al implementar un ERP es una proporción 1:1 entre la licencia del software y los servicios/infraestructura. Esto significa que por cada dólar en la inversión por los servicios e infraestructura se invierte un dólar en software. Sin embargo, esta aproximación no siempre es correcta y en algunas industrias puede ser de 1:3 o 1:4, es decir, por cada dólar invertido en software, se invierte de 3 a 4 en Servicios e infraestructura.

Esto se debe a que hay organizaciones que no han invertido en infraestructura en muchos años por lo que se requiere también dicha inversión en equipo de cómputo, redes / telecomunicaciones así como otros accesorios y software de terceros (antivirus, licencias de sistemas operativos, etc.).

Software / Licenciamiento

Los costos de los sistemas ERP varían dependiendo del proveedor de software, del tipo de uso (SaaS o On Premise) y la cantidad de licencias. En algunos casos, la empresa que comercializa la plataforma cuenta con paquetes y tarifas que se ajustan a las pequeñas, medianas y grandes empresas. En otros casos, el presupuesto se hace con base en los requerimientos particulares de la empresa, lo que permite que el presupuesto sea adecuado a sus capacidades económicas.

En general hemos visto que plataformas o sistemas en la nube conocidos como SaaS por sus siglas en inglés (Software as a Service) son aplicaciones que ofrecen una funcionalidad general por lo que la empresa que lo contrata se debe adaptar 100% al proceso del fabricante sin posibilidad alguna de personalizar o adaptar el sistema a la empresa. Estos sistemas como están disponibles para múltiples compañías bajo el modelo de suscripción  razón es que no fueron diseñados para adaptarse a cada empresa

Si la empresa requiere un sistema personalizado con base a sus requerimientos particulares, será recomendable analizar sistemas del tipo “On Premise” o que se pueden desplegar en nuestra propia infraestructura para adaptar y personalizarlo.

Hardware / Infraestructura

El hardware es la infraestructura necesaria para la implementación de un sistema ERP basado en servidores y equipos de cómputo. En estos casos, el sistema de gestión de recursos empresariales se instala en el servidor y dispositivos que lo usarán para que el programa funcione de forma óptima. Estos equipos deben ser considerados con base en el volumen de operación de la compañía, ya que hay fabricantes de hardware que diseñan servidores de misión crítica para mantener alto desempeño 24 horas al día así como otros que están diseñados para soportar picos de operación con alto volumen en Bases de Datos.

En la actualidad, los sistemas ERP han evolucionado para brindar una opción de almacenamiento en nube, que no requiere el uso de una infraestructura física basada en servidores que deben mantenerse dentro de las oficinas de la empresa. Sin embargo, la elección del sistema depende de las características y requerimientos de cada empresa.

Implementación

La implementación del ERP puede considerarse un proceso largo si la empresa no tiene definidos procesos de negocio ni procedimientos ni reglas de operación. Cuando se implementa un sistema ERP en una empresa con políticas y procesos bien definidos, el tiempo total del proyecto se puede reducir hasta en un 50%.  Los módulos individuales y funciones avanzadas, como la de comercio electrónico, gestión de nómina, planeación avanzada, finanzas avanzadas y manufactura suelen tomar más tiempo porque son procedimientos nuevos para la organización y tiene un ciclo de adopción natural para los usuarios.

Muchas empresas necesitan que el ERP se personalice de acuerdo con sus procesos de negocio específicos, lo cual hace que los costos de implementación puedan aumentar. Aquí radica la importancia de un buen consultor, ya que las grandes marcas de sistemas ERP son distribuidas por terceros para la implementación, y los consultores son de gran ayuda para elegir las funciones y módulos necesarios para sacar el máximo provecho del ERP.

Finalmente, dentro de la implementación del sistema se incluyen los servicios de capacitación, puesta a punto, migración de datos y saldos así como acompañamiento durante la salida a productivo, que pueden tener un costo adicional si no se contempla un proyecto integral desde el inicio.

Servicios Post Venta

El proceso comercial no concluye con la adquisición de un sistema ERP. Los servicios post venta se orientan a dar respuesta a consultas frecuentes, así como a cuestiones técnicas relacionadas con el uso y aprovechamiento del sistema. En algunas empresas, estos servicios se denominan “Mesas de Ayuda” e incluyen servicios extendidos de soporte técnico, capacitación y mejora continua como un beneficio al estar en contacto frecuente con el cliente para ayudarle durante la fase posterior a la implementación.

Además de esto, puede incluirse la renovación anual y las actualizaciones del sistema a nuevas versiones conocido típicamente como Mantenimiento o Póliza de Soporte.

Precios ocultos

En ocasiones, durante la implementación ERP surgen costos no considerados al inicio del proyecto y que pueden incrementar el presupuesto total. Algunos de estos son:

• Integración del ERP con sistemas y procedimientos existentes en la empresa
• Horas adicionales de consultoría para incorporar nuevos temas al alcance del proyecto
• Adaptación de los procesos empresariales al sistema ERP

La recomendación general es considerar claramente el alcance que se quiere obtener en la primera fase de la implementación del sistema ERP y definir aquellos “Deseables” como una fase posterior. En ocasiones las empresas quieren alcanzar un estado ideal desde la primera fase del proyecto cuándo están atravesando el cambio natural de implementar un sistema, lo cual genera muchas frustaciones. No es necesario abarcar todo en la primera fase del proyecto pero si es esencial cubrir la operación crítica de la empresa; por lo tanto, recomendamos definir un proyecto complejo en fases para que el equipo de trabajo tenga certidumbre del objetivo y sea realista la expectativa de la implementación.

¿Cuáles son los costos de mantenimiento?

Fee Anual

El Fee Anual también se conoce como Cargo Anual de Soporte y Mantenimiento, un costo para tener acceso a las nuevas versiones del software y que oscila entre el 15% y 30% del precio del Software. El rango es debido a que hay proveedores que ofrecen ciertos servicios extendidos que se incluyen en dicho costo y otros los manejan como servicios adicionales que se contratan por evento.

La recomendación sería elegir el plan de Soporte que se adapte a nuestra empresa sobretodo si tenemos a un equipo, empresa de outsourcing o un encargado de la infraestructura de la empresa. De lo contrario, sería recomendable contratar el plan que tenga la mayor cobertura posible debido a que no tendremos a nadie dentro de la empresa que pueda dar seguimiento y resolución al soporte y mantenimiento del ERP implementado.

Para los sistemas en Modalidad Suscripción, tipícamente el costo de actualización ya está incluido en la mensualidad del software; sin embargo existen restricciones al soporte de producto. Por ejemplo, hay proveedores que solo actualizan una vez al año el sistema en la ventana de tiempo que define unilateralmente el proveedor. Si nuestra empresa puede ajustarse a este tipo de políticas de actualización es conveniente aceptar dichas condiciones.

Garantía y Soporte

En general, todos los sistemas ERP incluyen un período de garantía que abarca ciertas semanas o meses según lo estipulado en el contrato, que varía dependiendo del proveedor o software. Es importante validar que condiciones sí cubre y si existen escenarios donde se invalide la garantía del software (ejemplo: uso incorrecto del sistema por parte de los usuarios o integraciones que no respetan la guía del fabricante).

El soporte técnico consiste en la resolución de problemas que se presenten por errores de uso, problemas derivados de la infraestructura o fallas inherentes en el sistema. Ningún fabricante garantiza por contrato que su software está libre de fallas (conocidas como bugs) debido a que con la dependencia de Sistemas Operativos y componentes de software es común que se presenten fallas bajo escenarios específicos.

Por ende, es importante realizar actividades de mantenimiento preventivo con los proveedores para asegurar que el software se encuentra en su última versión soportada y disponible para nuestra infraestructura. Dejar un software en una versión inicial sin soporte por parte del fabricante o sin compatibilidad para actualizaciones del sistema operativo, dejan a las empresas con inversiones que se vuelven obsoletas rápidamente sobretodo cuando en nuestra actualidad los componentes de software y hardware tienen mejoras cada 6 meses en promedio.

Los riesgos son cada vez mayores en temas de seguridad informática y acceso no autorizado a información sensible de la empresa, por lo que dejar un software sin las actualizaciones más recientes deja vulnerable la información en una empresa.

Conclusión al invertir en un ERP

La inversión en un ERP es estratégica y se recuperará al mediano plazo con todas las funcionalidades y beneficios que ofrece un solo sistema para llevar toda la operación de la empresa. En general, los proveedores de software tienen diversas soluciones tanto en alcance y costo, como en modelos de uso, en nube o con la posibilidad de integrarse a otras soluciones y sistemas.

La esencia de tu decisión debe ser que el sistema ERP que eligas cubre los procesos esenciales de tu operación con la funcionalidad nativa con la menor cantidad de adecuaciones o personalizaciones posibles.

Si el sistema que eliges requiere considerable esfuerzo para adaptarlo a tus necesidades, el costo de mantener dicho sistema también será costoso por el nivel tan alto de personalización que requiere. Por ende, si el sistema cubre un 80% de la operación de forma nativa con su funcionalidad estándar es una buena señal de que tu empresa logrará adaptarse con éxito al nuevo sistema ERP.

Si después de todo esto te has convencido de que tu empresa necesita un sistema ERP, contáctanos. En IJAM Consulting somos consultores de SAP Business One para PyMES, industria farmacéutica, sistema de manufactura y empresas en general, y con gusto te daremos una cotización personalizada y resolveremos todas tus dudas.

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