sistema de control presupuestal

Sistema de control presupuestal y contabilidad


Manejo financiero de proyectos



La contabilidad de proyectos, a diferencia de la contabilidad tradicional, se caracteriza por tener que cumplir con más requisitos alineados a una estructura general además de cumplir con requerimientos internos.

Para lograr cumplir con los objetivos es necesario que se cuente con un sistema de control presupuestal y contabilidad que se caracterice por ser altamente flexible y se pueda adaptar a las necesidades específicas de cada proyecto. Con ello las organizaciones podrán tener el control y tener una administración de proyectos más clara, sencilla y eficiente.


¿Qué es un sistema de control presupuestario?

En pocas palabras, se trata de una herramienta de control empresarial que da organización a los presupuestos de una empresa. Pero, ¿qué quiere decir esto?

Para explicarlo, primero que nada, debemos saber la diferencia que existe entre planificación y control presupuestarios. El primero de estos términos refiere a las proyecciones que se tienen con base en indicadores previos que posee el organismo, ya sea por información propia generada en un periodo similar anterior, índices económicos, o ambos. Se trata de plantear la distribución del capital (económico, humano, etc.) para alcanzar objetivos concretos.

Una vez elaborada esta previsión y ya echada a andar, es preciso establecer un mecanismo que dé orden al plan durante su ejecución. Es aquí donde entra el sistema de control presupuestario, que se encargará de vigilar la evolución del plan para detectar las variaciones que se vayan generando y hacer las correcciones pertinentes.

Para ello, el sistema de control deberá estar en constante actualización de las incidencias que se presenten, registrando además las causas que las originaron, esto con la finalidad de que se pueda corregir el plan o replantearlo para lograr una mayor productividad.

Mantener un buen control presupuestario es una pieza fundamental para dar prosperidad a cualquier empresa, pues gracias a ello se puede hacer un mejor plan presupuestal para un siguiente ciclo, mismo que deberá ser bien controlado de nuevo y así sucesivamente, en un círculo perpetuo que lleva al perfeccionamiento de ambos procesos y, por tanto, mejor rentabilidad del organismo que lo implementa.

Beneficios de tener un sistema de control presupuestal de proyectos

Para que la contabilidad de proyectos sea exitosa debe contar con una herramienta que apoye la culminación de tareas en tiempo y forma. Estos son algunos de los beneficios de contar con una herramienta para la contabilidad de proyectos:

Contabilidad flexible: a través de un solo acceso de entrada de los datos permitirá contar con una evolución de la información durante toda la vida del proyecto, sin importar si sólo dura unos días o años.

Visibilidad de los costos: a lo largo del proyecto es natural tener diferentes tipos de gastos ya sea en uso de recursos, tiempo, desembolsos o imprevistos, con una herramienta tecnológica se puede tener una visibilidad total de los gastos que implicó el proyecto.

Transparencia en los ingresos: con el uso de diferentes módulos se puede tener un reconocimiento de cuáles han sido los ingresos y utilizar esa información para presentar reportes.

Adaptación de la contabilidad: se podrán adaptar los métodos de trabajo de acuerdo al tipo de proyecto, por ejemplo, cambios en las formas de facturación, sumar o restar etapas y desglosar la estructura de trabajo.

Funcionalidades del módulo Gestión de Proyectos de SAP Business One

SAP Business One es uno de los sistemas ERP más confiables en el mundo para las pequeñas y medianas empresas, debido a los avances que ha tenido en su estructura, SAP Business One ha dejado de ser sólo una herramienta de automatización de trabajo. Uno de los módulos que se ha desarrollado para lograr la gestión de los proyectos empresariales en un nivel contable es el módulo Gestión de Proyectos.

Algunos de las acciones que podrán realizar los usuarios en este módulo son:

  • Administrar presupuestos de ingresos y egresos en un resumen del proyecto.
  • Controlar facturas de proveedores y clientes acumulables y comparables.
  • Tener estado de Resultados por proyectos, como: cuentas de pérdidas y ganancias y balanza de comprobación para auditoría interna.
  • Podrán prever el flujo de efectivo
  • Controlar las etapas del proyecto
  • Visualizar los documentos ligados como el mapa de relaciones
  • Controlar los servicios como los gastos facturables o por instalación
  • Revisar los avances del proyecto en una gráfica de Gantt

Con estas opciones la contabilidad de proyectos tendrá una mejor planificación, un mayor control del tiempo y los recursos invertidos, así como un crecimiento de la productividad.

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