Luis Iván Juárez Arellano

16 mayo, 2018

La falta de productos en inventario en plena temporada de alta demanda, o quedarse con una enorme cantidad de productos en las bodegas, son situaciones que reflejan un manejo inadecuado del inventario de una empresa. Si te preguntas como mejorar el control de inventarios, quédate a leer porque hoy te contaremos cuáles son las estrategias para mejorar el control de inventarios.

La forma tradicional de manejar el registro de inventarios es a través de hojas de Excel, y muchas pymes siguen empleándola porque es un sistema práctico, gratuito y fácil de usar, pero también es muy vulnerable a fallas, errores, información duplicada o falta de datos ante el olvido de una persona de actualizar los datos del inventario.

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Estrategias para mejorar el control de inventarios

1. Identifica el nivel de tu inventario

2. Desarrolla un plan logístico integral adecuado a tus necesidades

• • • Definir tareas
    • Establecer plazos y la frecuencia de las tareas
    • Establecer jerarquías y a los responsables de cada tarea
    • Utilizar el apoyo tecnológico necesario

3. Definir qué estrategia de gestión de stock se seguirá

Los productos del almacén no se deben tratar de la misma forma, su prioridad depende de los datos de las ventas, lo cual determina cinco técnicas de gestión de inventario:

• • Estrategia de los “niveles pares”. Consiste en el mínimo de stock necesario para cada producto en el almacén; en cuanto baja el nivel de stock se puede hacer un pedido automático para evitar que se agoten.
  • Estrategia de “primero en entrar, primero en salir”. También conocido como First in, First out o FIFO por sus siglas en inglés, significa que el producto que se adquirió primero es el que debe venderse primero, de modo que no se acumule el stock y se reduzca el riesgo de que se dañen o caduquen.
  • Proporción 80/20. También conocido como la regla del 80/20, consiste en que el 20% de las referencias de productos ocupan el 80% de espacio del almacén, y que el 80% del stock procede del 20% de proveedores. Por último, el 80% de los ingresos proceden del 20% de los clientes.
  • Método CEP: la Cantidad Económica de Pedido refiere a la técnica que procura que el costo del inventario sea el menor posible, esto es: hacer pedidos de mercancías según el nivel de demanda conocido previamente; determinar la frecuencia y constancia del uso del inventario; y lograr que los pedidos se reciban justo cuando el stock se agota.
  • Método ABC: se trata de la valoración de los productos almacenados según su importancia, para lo que se clasifican en tres distintos niveles:
    Clase A: generalmente son artículos que representan el 20% del stock, mas su valor puede alcanzar hasta el 80% del mismo. Suelen ser de poca venta.
    Clase B: Tienen una frecuencia de venta moderada y significan alrededor del 40% de los productos almacenados.
    Clase C: Son las mercancías menos costosas, con un valor de alrededor del 5% del inventario, pero tienden a ser las más vendidas, por lo que al igual que las anteriores se tienen en un 40%.

4. Realiza un seguimiento de inventario con precisión

La precisión en el inventario consiste en evitar que haya incongruencias entre el inventario real y los registros electrónicos que reflejan la cantidad de productos disponibles. Para esto se debe tener registro de las entregas, ventas, envíos y los productos que se tienen de forma física en el inventario.

Este proceso se conoce como recuento cíclico de la exactitud del inventario y ayuda a detectar los errores antes de que se reflejen inconsistencias que se conviertan en graves problemas para la empresa.

5. Haz un conteo físico del inventario periódicamente

Una de las mejores prácticas para tener datos precisos del inventario es realizar un conteo del inventario para determinar el número total de todos los productos que se tiene físicamente y compararlo con la cantidad que se tiene registrada.

Para que los recuentos sean correctos, se debe tomar en cuenta la cantidad disponible de productos, su ubicación, la unidad de medida de los productos (pallets, artículos individuales, multipacks, entre otros) y el número o código de barras que identifique al producto. Este conteo puede ser periódico y programado, o aleatorio para verificar que las existencias reales sean las mismas que se tienen registradas.

6. Realiza informes de gestión

Los informes de gestión realizados de forma periódica ayudan a detectar áreas de oportunidad, cuellos de botella y puntos a mejorar, además permiten hacer comparaciones respecto a meses o años anteriores para evaluar posibles discrepancias, pérdidas y el rendimiento de los colaboradores involucrados en la gestión del inventario.

7. Mide el rendimiento por medio de métricas y monitorea ventas y stock

Las métricas permiten analizar la cantidad de productos en el stock, el volumen de ventas y la frecuencia, de modo que se pueda medir el rendimiento en números para tener un promedio de ventas, el volumen total en un periodo determinado, calcular el momento ideal para el aprovisionamiento.

Con este monitoreo también se puede tener registro y seguimiento de las pérdidas, devoluciones, conductas inapropiadas por parte del personal (como robo, errores en el almacenamiento o vencimiento de caducidades) y el tiempo de reemplazo de los productos.

8. Usa un Sistema de Control de Inventarios para automatizar y digitalizar el control de tu inventario

La mejor forma de gestionar el inventario es invertir en una herramienta que permita automatizar tareas, gestionar toda la información en una sola plataforma y en tiempo real, monitorear las existencias, programar alertas para evitar excesos o faltas de productos.

Los procesos integrados y automatizados producen información de alto valor, que ayuda a que los encargados de la gestión del stock cuenten con las herramientas necesarias para mantener actualizados los datos para tomar mejores decisiones estratégicas.

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Cómo mejorar el control de inventarios con un Sistema de Control de Inventarios

No contar con un sistema de control de inventarios y seguir manteniendo métodos clásicos de gestión provoca que las empresas no conozcan las tendencias de demanda de sus clientes, que tengan un exceso de productos en inventario o, por el contrario, un desabastecimiento que les provoque pérdidas de clientes.

Pero eso no es todo, porque no contar con toda la información para tener un panorama completo de la empresa provoca una mala organización del inventario en general, en el que se acumulen errores que afectan a la comercialización de los productos y a las finanzas de la empresa.

A medida que las empresas crecer, su gestión se vuelve más complicada y un sistema de control de inventarios ayuda a disminuir riesgos que permita:

• Automatizar tareas
• Centralizar la información en una sola plataforma
• Evitar la pérdida de tiempo en buscar información o productos manualmente
• Reducir errores y pérdidas

Beneficios de tener un buen control de inventarios

• Ahorro de tiempo. Los colaboradores ya no deben invertir su tiempo en tareas de bajo valor y podrán enfocarse en otras más estratégicas y en la satisfacción del cliente.
• Información actualizada en tiempo real. Un sistema de gestión de inventarios permite identificar mejor los productos, detectar las entradas y salidas en tiempo real, saber las existencias reales de los productos, conocer la demanda de los consumidores, calcular el gasto de almacenamiento, las ganancias, entre otros datos para elaborar nuevas estrategias que incrementen las ganancias y tomar mejores decisiones de compra y venta.
• Mejorar el control del inventario. Conocer la disponibilidad de los productos, planear mejor el pedido de insumos, detectar momentos en que se necesita adquirir mercancías o materias primas, reducir el riesgo de robo o pérdida de productos por daños, entre otras tareas estratégicas.
• Generar informes. Los informes y estadísticas se generan de forma automática y con la información completa de la empresa para analizar la rentabilidad de cada producto, anticiparse a los tiempos de alta demanda y mejorar el flujo de mercancía. Además, tener informes financieros actualizados es más fácil con un software de gestión que los genera automáticamente y sin riesgo de errores de cálculo.
• Mejor servicio al cliente. Un sistema de gestión de inventario permite brindar una mejor atención a los clientes al adquirir la mercancía en tiempo y forma.
• Organización en todo momento. Tener la información organizada permite gestionar el inventario de forma más fácil y efectiva para desarrollar nuevas estrategias para mejorar el flujo de mercancías y la satisfacción del cliente.

Ahora que conoces las mejores estrategias de control de inventarios, si buscas una solución para implementar todos los consejos que te hemos dado, en IJAM Consulting encontrarás el mejor ERP para control de inventarios: SAP Business One, diseñado para cubrir las necesidades de las pymes y optimizar todos sus procesos.

No vuelvas a dejar a un cliente sin su producto ni sufras pérdidas por tener artículos que no se van a vender, descubre los beneficios de SAP Business One de la mano de los asesores de IJAM. Si quieres saber más sobre esta solución y cómo se puede adoptar a tu negocio, llámanos y un asesor de IJAM resolverá todas tus dudas.

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Sistema de inventario SAP Business One

Afortunadamente SAP Business One tiene este ERP para control de inventarios ideal para la automatización de la gestión de pedidos. Las funciones de este también ERP software de venta, son muy amplios, entre los principales destacan los siguientes:

• Mayor control de los pedidos: las solicitudes se gestionan automáticamente, se podrá tener un mejor control de la información para que se pueda tener un seguimiento en tiempo real de cada solicitud, los interesados podrán establecer alertas para notificar cada uno de los avances de la solicitud.

• Ahorro en tiempo y recursos: con la automatización las personas podrán hacer la solicitud desde el sistema en sus propios equipos de cómputo, no tendrán que acudir hasta el área o buscar a la persona responsable con lo que se ahorra un tiempo valioso en las jornadas laborales. Tampoco será necesario imprimir formatos ni registros, ni buscar un lugar para su almacenamiento, de esta manera hay un ahorro de recursos.

• Seguimiento con proveedores: al tener toda la información centralizada los responsables del área tendrán más oportunidades para pactar mejores precios con los proveedores y comparar las promociones disponibles. También será posible establecer las fechas de entrega, el precio que tendrá y la cantidad de productos que se espera recibir.

• Solicitudes automáticas: dentro de las solicitudes de los pedidos se podrá especificar los detalles de los artículos y enviarlos automáticamente a los proveedores vía correo electrónico.

• Eliminación de solicitudes: es natural que algunas de las solicitudes sean canceladas o suspendidas, para estos casos con SAP Business One se podrán eliminar rápidamente todas aquellas solicitudes que no requieren un seguimiento para que no interfieran con el flujo de trabajo.

• Creación de informes: los datos de los informes es muy importante para tomar las mejores decisiones de compra para la empresa. Con los registros obtenidos será muy sencillo comparar precios, tiempos de entrega y beneficios extra de cada proveedor e incluso revisar las promociones y convertirlas en un pedido desde el mismo reporte.

La automatización de pedidos es sólo un beneficio más de Sistema SAP Business One. Para conocer más sobre las soluciones que este ERP tiene para tu empresa, acude a una Consultoría SAP Partner en México que tenga la experiencia necesaria para ayudarte a implementar y sacar el máximo provecho de esta solución.

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