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¿Cómo mejorar el control de inventarios? 8 estrategias clave

Tiempo de lectura: 10 minutos

La falta de disponibilidad en productos clave en inventario en plena temporada de alta demanda, o quedarse con una enorme cantidad de inventario en las bodegas, son situaciones que reflejan una inadecuada planeación en la adquisición del inventario así como de la gestión de almacén de una empresa. Si te preguntas cómo mejorar el control de inventarios, quédate a leer porque hoy te contaremos cuáles son las estrategias de control de inventarios más efectivas.

La forma tradicional de manejar el registro de inventarios es a través de hojas de cálculo ya muchas PYMEs siguen aplicándola porque es una práctica de bajo costo y fácil de usar, pero también es muy vulnerable a fallas, errores, información duplicada o falta de datos ante el olvido de una persona de actualizar los datos del inventario.

 

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Estrategias para mejorar el control de inventarios

 

1. Identifica el nivel de tu inventario

Como parte de una estrategia eficaz de control de inventarios, conocer el nivel exacto de tus existencias es crucial para tomar decisiones informadas. Al identificar constantemente el nivel de tu inventario, puedes ajustar tus compras y reabastecimientos para prevenir faltantes o excesos.

 

2. Desarrolla un plan logístico integral adecuado a tus necesidades

Define una red de proveedores estratégicos que te permitan cubrir las necesidades de productos y materiales en el menor tiempo posible así como considerar las opciones de costos que esto implica. Muchas empresas solo consideran el factor del costo como la decisión de compra con un proveedor pero olvidan por completo el costo asociado a transporte, distribución y almacenamiento.

3. Definir qué estrategia de gestión de stock se seguirá

Los productos del almacén no se deben tratar de la misma forma, su prioridad depende del modelo comercial, lo cual determina cinco técnicas de gestión de inventario:

Estrategia de los “niveles pares”. Consiste en el mínimo de stock necesario para cada producto en el almacén; en cuanto baja el nivel de stock se puede hacer un pedido automático para evitar que se agoten.

Estrategia de “primero en entrar, primero en salir”. También conocido como First in, First out o FIFO por sus siglas en inglés, significa que el producto que se adquirió primero es el que debe venderse primero, de modo que no se acumule el stock y se reduzca el riesgo de que se dañen o caduquen.

Proporción 80/20. También conocido como la regla del 80/20, consiste en que el 20% de las referencias de productos ocupan el 80% de espacio del almacén, y que el 80% del stock procede del 20% de proveedores. Por último, el 80% de los ingresos proceden del 20% de los clientes.

Método CEP: la Cantidad Económica de Pedido refiere a la técnica que procura que el costo del inventario sea el menor posible, esto es: hacer pedidos de mercancías según el nivel de demanda conocido previamente; determinar la frecuencia y constancia del uso del inventario; y lograr que los pedidos se reciban justo cuando el stock se agota.

 

4. Realiza un seguimiento de inventario con precisión

La precisión en el inventario consiste en evitar que haya incongruencias entre el inventario real y los registros que reflejan la cantidad teórica de productos disponibles. Para esto se debe tener registro de las entregas, ventas, envíos y los productos que se tienen de forma física en el inventario.

Este proceso se conoce como recuento cíclico de inventario y ayuda a detectar los errores antes de que se reflejen inconsistencias que se conviertan en graves problemas para la empresa.

Como su nombre lo dice, debe ser cíclico (recurrente) pero la mayoría de las empresas lo realizan una vez al año solo para cumplir con la obligación fiscal de la declaración anual.

 

 

5. Haz un conteo físico del inventario periódicamente

Una de las mejores prácticas para tener datos precisos del inventario es realizar un conteo del inventario para determinar el número total de todos los productos que se tiene físicamente y compararlo con la cantidad que se tiene registrada.

Para que los recuentos sean correctos, se debe tomar en cuenta la cantidad disponible de productos, su ubicación, la unidad de medida de los productos (pallets, artículos individuales, multipacks, entre otros) y el número o código de barras que identifique al producto. Este conteo puede ser periódico y programado para verificar que las existencias reales sean las mismas que se tienen registradas.

 

6. Realiza informes de gestión

Los informes de gestión realizados de forma periódica ayudan a detectar áreas de oportunidad, cuellos de botella y puntos a mejorar, además permiten hacer comparaciones respecto a meses o años anteriores para evaluar posibles discrepancias, pérdidas y el rendimiento de los colaboradores involucrados en la gestión del inventario.

Una práctica contable es obtener el valor del inventario en el balance general de la compañía utilizando el método de valuación predefinido por la empresa. Muchas empresas utilizan el método “Costo Promedio” y algunas empresas que comercializan productos con alta volatilidad en costos utilizan “PEPS”.

De forma mensual las empresas deberían conocer el valor de su inventario para conocer la proporción que representa del Activo total de la empresa y por ende su posición en el Balance General.

7. Mide el rendimiento por medio de métricas y monitorea ventas y stock

Las métricas permiten analizar la cantidad de productos en el stock, el volumen de ventas y la frecuencia, de modo que se pueda medir el rendimiento en números para tener un promedio de ventas, el volumen total en un periodo determinado, calcular el momento ideal para el aprovisionamiento.

Con este monitoreo también se puede tener registro y seguimiento de las pérdidas, devoluciones, conductas inapropiadas por parte del personal (como robo, errores en el almacenamiento o vencimiento de caducidades) y el tiempo de reemplazo de los productos.

 

8. Usa un Sistema de Control de Inventarios para automatizar y digitalizar el control de tu inventario

La mejor forma de gestionar el inventario es invertir en una herramienta que permita automatizar tareas, gestionar toda la información en una sola plataforma y en tiempo real, monitorear las existencias, programar alertas para evitar excesos o faltas de productos.

Los procesos integrados y automatizados producen información de alto valor, que ayuda a que los encargados de la gestión del stock cuenten con las herramientas necesarias para mantener actualizados los datos para tomar mejores decisiones estratégicas.

 

 

• Proyección de la demanda con SAP para inventarios

La proyección de la demanda es una herramienta esencial en un software de gestión de inventarios. Consciente de ello, SAP ofrece una suite con funcionalidades clave como análisis de datos, compras, logística, evaluación de riesgos, entre otras para crear previsiones de demanda con base en datos históricos de ventas y tendencias del mercado.

Además, los modelos de simulación permiten evaluar diferentes escenarios para comprender el impacto de las decisiones de planificación en los inventarios.

 

• Planificación de necesidades de materiales MRP

La Planificación de Requerimientos de Materiales (MRP, por sus siglas de Material Requirements Planning) es un sistema de planificación de la producción con la que se calcula de forma precisa la cantidad y el momento adecuado para adquirir materias primas o comenzar la fabricación de un producto.

SAP cuenta con un módulo MPR para garantizar la disponibilidad de materiales para producción o venta con base en los requisitos de la empresa. Por ejemplo, pueden definirse parámetros como stock mínimo y máximo, periodos de reabastecimiento, tamaños de lotes, entre otros para planificar a detalle los requerimientos de materiales.

Para esto, el módulo MPR de SAP se basa en datos como el plan maestro de producción o la lista de materiales, con los que recopila la información detallada de materiales, inventario disponible para especificar la cantidad de materias primas requeridas para la producción.

 

• Gestión del inventario perpetuo

El sistema de inventario permanente o perpetuo consiste en el registro continuo de las operaciones de stock. Es decir, cada vez que se realice una entrada o salida de mercancías del sistema se genera un registro de trazabilidad que permite tener visibilidad completa del recorrido de los materiales, desde su origen hasta su destino final.

Con SAP, mantener un inventario perpetuo no solo es posible, sino más eficiente ya que permite tener el control de las existencias en todo momento, reducir errores humanos, incrementar la eficiencia operativa y tomar decisiones informadas sobre compras, devoluciones y producción.

 

• Stock de seguridad e inventarios de reserva

El inventario de seguridad es el nivel mínimo del inventario de productos o materiales que se mantiene en el stock para utilizarse mientras se realiza el proceso de aprovisionamiento de nuevos materiales. Para este efecto, la empresa debería conocer la rotación del inventario de cada producto y con este dato definir el nivel mínimo de inventario que cubre “n” días de inventario mientras se realiza la compra.

SAP cuenta con reportes y alertas que permiten a los usuarios tomar mejores decisiones ante escenarios de contingencia y planeación optimizada con meses de anticipación.

 

¿Cómo mejorar la gestión de inventarios con SAP de inventarios?

No contar con un sistema de control de inventarios y seguir manteniendo métodos clásicos de gestión provoca que las empresas no conozcan las tendencias de demanda de sus clientes, que tengan un exceso de productos en inventario o, por el contrario, un desabastecimiento que les provoque pérdidas de clientes.

La falta de información para tener un panorama completo del inventario de la empresa provoca una mala organización en general, en el que se acumulen errores que afectan a la comercialización de los productos y a las finanzas de la empresa.

A medida que las empresas crecen, su gestión se vuelve más complicada y un sistema de control de inventarios ayuda a disminuir riesgos que permita:

• Automatizar tareas
• Centralizar la información en una sola plataforma
• Evitar la pérdida de tiempo en buscar información o productos manualmente
• Reducir errores y pérdidas

La implementación de SAP Business One permite acceder a las tecnologías para el procesamiento y análisis de datos que permitan calcular las necesidades de materiales con gran precisión, reduciendo costos de almacenamiento y evitando la obsolescencia de materias primas o productos manufacturados.

 

Beneficios de tener un buen control de inventarios

• Ahorro de tiempo. Los colaboradores ya no deben invertir su tiempo en tareas de bajo valor y podrán enfocarse en otras más estratégicas y en la satisfacción del cliente.
• Información actualizada en tiempo real. Un sistema de gestión de inventarios permite identificar mejor los productos, detectar las entradas y salidas en tiempo real, saber las existencias reales de los productos, conocer la demanda de los consumidores, calcular el gasto de almacenamiento, las ganancias, entre otros datos para elaborar nuevas estrategias que incrementen las ganancias y tomar mejores decisiones de compra y venta.
• Mejorar el control del inventario. Conocer la disponibilidad de los productos, planear mejor el pedido de insumos, detectar momentos en que se necesita adquirir mercancías o materias primas, reducir el riesgo de robo o pérdida de productos por daños, entre otras tareas estratégicas.
• Generar informes. Los informes y estadísticas se generan de forma automática y con la información completa de la empresa para analizar la rentabilidad de cada producto, anticiparse a los tiempos de alta demanda y mejorar el flujo de mercancía. Además, tener informes financieros actualizados es más fácil con un software de gestión que los genera automáticamente y sin riesgo de errores de cálculo.
• Mejor servicio al cliente. Un sistema de gestión de inventario permite brindar una mejor atención a los clientes al adquirir la mercancía en tiempo y forma.
• Organización en todo momento. Tener la información organizada permite gestionar el inventario de forma más fácil y efectiva para desarrollar nuevas estrategias para mejorar el flujo de mercancías y la satisfacción del cliente.

 

 

¿Qué es y cómo funciona SAP Business One en la gestión de inventarios?

Afortunadamente SAP Business One es una solución “todo en uno” que abarca desde el control de inventarios ideal mediante planeación/control de abastecimiento hasta la automatización de la gestión de pedidos de clientes. Las funciones de este también sistema de gestión empresarial, son muy amplios, entre los principales destacan los siguientes:

• Mayor control de los pedidos: las solicitudes se gestionan automáticamente, se podrá tener un mejor control de la información para que se pueda tener un seguimiento en tiempo real de cada solicitud, los interesados podrán establecer alertas para notificar cada uno de los avances de la solicitud.
• Ahorro en tiempo y recursos: con la automatización las personas podrán hacer la solicitud desde el sistema en sus propios equipos de cómputo, no tendrán que acudir hasta el área o buscar a la persona responsable con lo que se ahorra un tiempo valioso en las jornadas laborales. Tampoco será necesario imprimir formatos ni registros, ni buscar un lugar para su almacenamiento, de esta manera hay un ahorro de recursos.
• Seguimiento con proveedores: al tener toda la información centralizada los responsables del área tendrán más oportunidades para pactar mejores precios con los proveedores y comparar las promociones disponibles. También será posible establecer las fechas de entrega, el precio que tendrá y la cantidad de productos que se espera recibir.
• Solicitudes automáticas: dentro de las solicitudes de los pedidos se podrá especificar los detalles de los artículos y enviarlos automáticamente a los proveedores vía correo electrónico.
• Eliminación de solicitudes: es natural que algunas de las solicitudes sean canceladas o suspendidas, para estos casos con SAP Business One se podrán eliminar rápidamente todas aquellas solicitudes que no requieren un seguimiento para que no interfieran con el flujo de trabajo.
• Creación de informes: los datos de los informes son muy importantes para tomar las mejores decisiones de compra para la empresa. Con los registros obtenidos será muy sencillo comparar precios, tiempos de entrega y beneficios extra de cada proveedor e incluso revisar las promociones y convertirlas en un pedido desde el mismo reporte.

 

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¿Cómo implementar SAP para mejorar la gestión de inventarios?

La implementación del sistema SAP para la gestión de inventarios requiere la experiencia probada de un partner o consultor especializado para garantizar el éxito del proceso. Las etapas por seguir son:

• Análisis de las necesidades de la empresa en la gestión de inventario: identificar los problemas o desafíos más comunes y que podrían resolverse mediante la implementación de un ERP.
• Definición de metas claras y medibles a alcanzar un el ERP: mejorar la precisión de los datos, reducir costos, aumentar la disponibilidad de productos, garantizar entregas oportunas al cliente.
• Elección del partner o consultor SAP para la implementación, elección del ERP, los módulos y el mapeo de los procesos existentes.
• Configuración del sistema para que se adapte a los procesos y requisitos de la empresa.

 

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