Luis Iván Juárez Arellano

16 diciembre, 2020

Si al fin has decidido optar por la implementación ERP para tu empresa, probablemente te preguntes “¿Cuánto tiempo tardaré en ver los resultados?”. Si bien el tiempo es dinero para los empresarios, tener paciencia es muy importante, ya que es un proceso cuyo tiempo es indefinido, complejo y requiere que los departamentos más importantes se involucren en los proyectos para obtener el mayor beneficio.
Hoy te contaremos cómo funciona la implementación ERP, los pasos a seguir y el tiempo estimado que durará el proceso. Acompáñanos a leer.

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Establece expectativas y necesidades de tu empresa

Antes de iniciar un proyecto de implementación es importante definir aspectos como la fecha de inicio de la implementación del ERP, las razones para comenzar, las situaciones problemáticas a resolver mediante el sistema, las personas que deben estar involucradas y el nivel de compromiso que se necesita de los colaboradores y, sobre todo, de las áreas gerenciales.

Las etapas de implementación dependen en gran medida del tamaño de la empresa, sus necesidades, la complejidad de los procesos que se realizan, la cantidad de usuarios involucrados, y la integración de los módulos que se requieran. Asimismo, si se trata de un negocio que maneja sucursales en diferentes ciudades, el tiempo y la complejidad de la implementación serán mayores.

Otro factor a considerar en este punto es la cantidad de información que se debe migrar al sistema, especialmente si en la empresa aún se acumulan datos en papel, o bien, si se utilizan diferentes plataformas de gestión y se van a integrar todas en el ERP. Primero se tendrá que llevar a cabo una depuración de datos obsoletos para, posteriormente, convertirlos a un formato que facilite la migración.

Ahora bien, es muy importante tener una comunicación adecuada con el consultor ERP de la empresa que contrates para la implementación, ya que es necesario que conozca el tipo de industria, sus necesidades, servicios, proyectos y operaciones de tu negocio para recomendar los módulos y configuraciones que realmente te brinden un beneficio; por ejemplo, el ERP contable es indispensable para las áreas financieras y administrativas, y pueden integrarse módulos de ventas, compras, facturación, entre otros.

¿Cuánto tiempo tarda la implementación ERP?

En general, las empresas que nunca han tenido un sistema ERP tardan más tiempo para la implementación, por lo que es necesario que se mantengan en contacto constante, con un alto nivel de compromiso para conocer el uso y funcionalidades del sistema, facilitar los cambios y resolver las dudas que se presenten.

La cantidad de usuarios que tendrán acceso al sistema es otro punto importante, y se debe definir si lo utilizarán en la oficina principal, en las sucursales, o si necesitan una solución móvil para favorecer el trabajo remoto, como las tecnologías cloud. De esta información no solo dependerá el proyecto de implementación, sino la formación o capacitación del personal para que lo utilice adecuadamente y aproveche al máximo sus beneficios.

Una implementación exitosa puede realizarse en un periodo de 4 a 12 semanas, o incluso en más tiempo, dependiendo de la complejidad del proyecto. Aquí radica la importancia de acercarte a un consultor con experiencia con empresas como la tuya, y con larga trayectoria para conocer el mercado, la necesidad de reinventarse constantemente y las mejores prácticas que ha comprobado a través del tiempo.

En IJAM Consulting somos ese aliado estratégico que tu empresa necesita, y a continuación te contaremos cuáles son los pasos a seguir para una implementación exitosa:

Etapas de la implementación ERP

En IJAM Consulting apoyamos a nuestros clientes para obtener una solución integral en la gestión de su empresa mediante una relación cercana, de largo plazo, la cual iniciamos con un proceso de evaluación por etapas, en las que definiremos los objetivos a alcanzar, detectaremos las necesidades de tu negocio para ofrecer soluciones. Contamos con una metodología especializada para obtener una migración cómoda, mitigando posibles riesgos y con una planeación y calendarización de actividades.

Para lograr una implementación ERP exitosa, en IJAM seguimos estos pasos:

Fase 1. Proceso de evaluación

El consultor te ayudará a detectar los principales problemas a resolver a través del sistema ERP, involucrando a todos los ejecutivos, directivos y colaboradores clave de los departamentos involucrados a través de las siguientes etapas:

• Reunión con el personal involucrado en la evaluación y decisión del proyecto
• Recopilación de la información crítica del negocio
• Demo de la propuesta preliminar de inversión
• Resolución de dudas, análisis de riesgo, financiamiento y criterios de éxito
• Definición de fechas de inicio de proyecto
• Calendario de actividades clave

Fase 2. Mapa de impacto organizacional

En esta fase se analizará la importancia del proyecto para el negocio, los objetivos, visión del negocio a largo plazo y cómo ayudará el ERP a alcanzar las metas. Con base en estos y otros factores se determinarán los procesos, tiempo y recursos que se destinan en las actividades críticas para identificar su impacto en los resultados que se obtienen actualmente y los que se tendrán a futuro.

El consultor te ayudará a identificar los procesos que tengan limitaciones o áreas de oportunidad, con el fin de implementar mejoras, por ejemplo en los departamentos de contabilidad, gestión de inventario, facturación, compras, entre otros.

Fase 3. Plan de transición

En esta fase se correlacionan las funciones críticas de la empresa que deben seguir desempeñándose, así como las áreas de oportunidad para mejorar los procesos con el ERP. El consultor le ayudará a tu negocio y colaboradores a tener una transición adecuada, sin sorpresas desagradables, de modo que puedan predecir lo que sucederá y anticipar su trabajo.

Además, tanto el personal como los líderes, gerentes y ejecutivos deben estar abiertos a recibir cuestionamientos y recomendaciones por parte del consultor, los cuales realizará con base en su experiencia para que tengan mejores prácticas con el uso del sistema ERP.

Fase 4. Plan de implementación

Una vez aceptada la propuesta, los expertos de IJAM Consulting procederemos a la implementación ERP, con los servicios de planificación de proyectos, capacitación del usuario final, conversión de datos, preparación para el negocio, soporte técnico y revisión, de modo que podamos tener un proceso satisfactorio y exitoso para nuestros clientes.

La implementación ERP conlleva retos y grandes cambios en tu empresa, siendo un proceso que requiere tiempo, esfuerzo y participación de todo el personal. De la mano de un consultor con gran experiencia, tu negocio tendrá un crecimiento exponencial a mediano plazo.

El momento para dar el salto hacia una gestión empresarial más eficiente es hoy y, para ello, en IJAM podemos ayudarte. Con nosotros encontrarás un consultor SAP comprometido, con gran experiencia en los diversos módulos y en la implementación de tu sistema ERP.

Contáctanos hoy mismo para más información, resolución de dudas y cotizaciones, con gusto te atenderemos.

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