Luis Iván Juárez Arellano

20 junio, 2022

Sin duda, las empresas de logística y transporte tienen un activo de gran valor: sus flotillas de vehículos. El reto, entonces, es una gestión inteligente que permita supervisar cada vehículo en todos los niveles, darles el mantenimiento adecuado, conocer su ubicación e incrementar la productividad de la flotilla.

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Si tienes una flotilla de vehículos y quieres optimizar la gestión, quédate a leer porque hoy te contaremos cómo un sistema ERP es tu mejor aliado.

¿Qué es un ERP de transporte?

Un sistema ERP de transporte es un software de gestión empresarial, un programa informático que permite administrar los recursos y operaciones de empresas de transporte para llevar el control de áreas como logística, envíos, registro de operaciones, control de operadores, entre otros.

Este sistema se utiliza cada vez más en el sector de transporte para ayudar a mejorar las operaciones de las empresas, aunque sean pequeñas o medianas.

Usos o aplicaciones de un ERP de transporte.

Recordemos rápidamente que las siglas ERP se refieren a un sistema de planificación de recursos empresariales, es decir, una herramienta que permite el control de la producción en diferentes etapas, desde el diseño de estrategias hasta la producción.

El ERP no es un sistema exclusivo para las empresas del sector de transporte, pero sí es un software que permite la integración con todos los departamentos de las empresas, de modo que se puede realizar una gestión integral, desde una sola plataforma.

El sector de transporte depende recursos variables como la gasolina, el pago de seguros, cambios legislativos, mantenimiento de los vehículos, rutas de transporte, disponibilidad de los vehículos, entre otros que muchas veces son impredecibles y que pueden tomar desprevenidos a los encargados de las flotillas.

Por ejemplo, un vehículo detenido por no haber recibido el mantenimiento necesario puede causar grandes problemas tanto en baja de productividad, como en retrasos en entregas de productos, o incluso quejas de los clientes y pérdidas de contratos.

Todas estas (y otras) variables pueden ser controladas con un sistema ERP. A continuación, te contaremos cómo:

• Integración de las distintas bases de datos de los departamentos empresariales en una sola plataforma.
• Automatización de procesos empresariales.
• Comunicación directa con clientes y proveedores
• Seguimiento en tiempo real de la información de cada chofer al conocer la ubicación real del vehículo que conduce.
• Programación de periodos de mantenimiento básico de cada vehículo.
• Análisis de los procesos y tareas de rutina para implementar mejoras.

Seguimiento de incidencias con las flotillas de vehículos

Un sistema ERP para la gestión de flotillas permite consultar la ficha técnica de cada vehículo, así como registrar las incidencias como multas, averías, inspecciones, choferes que los usaban, de modo que se generen reportes, se programen ciclos de mantenimiento y se pueda acelerar el diagnóstico del mecánico para reducir tiempos de paradas.

Integración con Recursos Humanos

La gestión de flotillas también incluye el seguimiento del personal humano que conduce los vehículos. Por esta razón, el software se puede integrar con el departamento de RR. HH. para la gestión de los turnos, rutas, periodos vacacionales, prestaciones, nómina, horas extra, además de saber dónde se encuentra cada chofer y qué vehículo está conduciendo.

Gestión de flotillas y de stock

Los departamentos de almacenes y transporte están inherentemente unidos, por lo que su integración en el ERP es necesaria para el manejo del stock, la consulta de mercancías en tiempo real, así como de las entregas realizadas, productos agotados, aprovisionamiento de mercancías, pedidos y gestión de los clientes. Con todo esto se puede hacer más eficiente la distribución de los productos al cliente.

Control de gastos y facturación

Dentro de la contabilidad de proyectos, la facturación siempre es uno de los factores más importantes para las empresas, y también tiene una función clave en la gestión de flotillas. Con el ERP se pueden consultar las facturas emitidas, las recibidas, los ingresos, gastos, fiscalización y pagos. Adicionalmente, recuerda que en México entrará en vigor el próximo Agosto del 2023 la Carta Porte así que es importante que la plataforma cuente con la integración para este complemento fiscal.

Gestión de Activos Fijos

Con un ERP de transporte se puede hacer seguimiento a la adquisición, depreciación y asignación de los activos fijos ligados no solo a la flotilla sino a los accesorios, herramientas y demás equipos para su operación.

Analítica de costos

Gracias al ERP se puede analizar los datos de cada vehículo, conductor, clientes o servicios para conocer los gastos, posibles multas, amortizaciones de leasing, combustible y todo lo relacionado con el servicio para conocer la rentabilidad por viaje, operador, ruta, línea, cliente o las diferentes variables adicionales que agregan los transportistas.

Gestión de personal

Además de tener la información de los operadores, con el ERP también se puede conocer el historial de contratos, kilometraje, rutas nacionales o internacionales, nómina, control de consumo telefónico, viáticos, anticipos, pernoctaciones y más información para tener un perfil completo del operador.

Ventajas de un ERP de transporte

• Erradicar errores, garantizar la automatización de tareas con precisión y sin riesgo de fallos
• Incremento de la seguridad
• Reducción de ciclos de cierre de ventas
• Flexibilidad y escalabilidad para que el ERP se adapte a las necesidades de la empresa de transporte
• Trabajo ininterrumpido ya que la información está disponible 24/7
• Aumento en la productividad del personal
• Mayor capacidad competitiva al tener procesos exactos y más rápidos
• Aumento de la satisfacción del cliente

¿Cómo sacarle mayor provecho a un sistema ERP en empresas transportistas?

Una vez que conocemos las características y usos de un sistema ERP en empresas de logística y transporte, hay algunas recomendaciones para sacar el máximo provecho al programa. La primera es elegir el sistema adecuado a las necesidades de tu empresa.

El sistema ERP que elijas para la gestión de flotillas debe contar con los módulos que tu empresa necesita, ser escalable, permitir la integración de los departamentos más importantes, además debe poder gestionarse en la nube y tener una interfaz amigable para que tus colaboradores utilicen el programa sin mayores complicaciones.

SAP Business One cuenta con el módulo de gestión de flotillas a través de la plataforma Kanan Fleet, ya sea unidades de transporte terrestre o marítimo, maquinaria pesada, vehículos utilitarios, entre otros. Esta tecnología se complementa con otras que permiten conocer aspectos técnicos como recargas de combustible, incidencias, horas de productividad, estado de los neumáticos, entre otros.

Las empresas que tienen flotillas con más de 50 vehículos pueden (y deben) contar con un sistema ERP para gestión de flotas para administrar sus unidades, controlar a los operadores, dar seguimiento al estado de cada vehículo, contar con reportes de productividad y más.

¿Cómo elegir un ERP para transporte?

Al elegir un ERP para transporte, te recomendamos considerar:

• Las necesidades de tu empresa de transporte
• Analizar los módulos que el software te ofrece para elegir los que más te convienen
• Asegurarte de que el software sea escalable y se adapte al crecimiento de tu empresa
• Buscar una empresa certificada y que sea partner o socio de confianza para que te guíe en el proceso de certificación

En IJAM Consulting somos consultores SAP y si tienes una empresa de logística, transporte, o cuentas con muchas unidades de trabajo, te invitamos a contactarnos a través del formulario de nuestra página web para asesorarte y brindarte toda la información sobre el mejor software de gestión en la actualidad.

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