Luis Iván Juárez Arellano

6 septiembre, 2021

Conoce el sistema de inventario perpetuo

El sistema de inventario perpetuo es el más utilizado en la actualidad; consiste en el registro de las operaciones de los bienes de una empresa, de modo que se pueda conocer el valor final de los productos vendidos, de las utilidades o pérdidas, sin la necesidad de efectuar un conteo físico, por lo que permite conocer el estado final del stock en un periodo determinado.

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Se trata de un instrumento útil en la gestión de inventario cuya ventaja radica en su actualización instantánea luego de cada transacción, ya sea venta, cancelación, baja, tránsito o cualquier otra situación que cambie el estatus del producto o materia prima que tengas registrado. Por ello, también se le conoce como sistema de inventario continuo.

Seguramente en alguna ocasión te ha pasado que un cliente acude a tu comercio a comprar algo que necesita y no lo tienes en existencia, le dices que llega tal día, regresa en esa fecha y nada, el producto no se encuentra allí. Inclusive en ocasiones, si tu negocio tiene varias sucursales, hasta mandas al comprador a otro establecimiento porque aseguras que ahí tendrán lo que busca y tampoco lo hay.

Si esto te ha sucedido, probablemente hayas comprobado que mantener actualizado el inventario es una labor que requiere diversas herramientas que se ajustan a las necesidades específicas de cada negocio y facilitan la resolución de esta dificultad, y el sistema de inventario perpetuo es una de ellas.

El inventario perpetuo permite tener la medida en tiempo real del stock durante todo el año para mantener los balances de productos en niveles óptimos, es decir, de modo que puedan satisfacer las demandas de sus clientes, pero sin generar sobreofertas por excedentes. Estos sistemas se han popularizado gracias a los avances en digitalización, usos de código de barras, puntos de venta y programas de gestión que se integran con otros departamentos de la empresa para centralizar la información en un solo lugar.

A diferencia de otro sistema de inventario periódico (que también es muy utilizado en las empresas), que mide el stock al principio y al final de un periodo determinado, el inventario perpetuo registra los saldos después de cada transacción para calcular el Costo de los Bienes Vendidos (COGS, por sus siglas en inglés), ayudan a conocer el momento en que se recibe, se vende o devuelve un producto, de modo que es posible conocer el saldo actual en cualquier momento.

Si bien en el sistema de inventario perpetuo se realizan más registros que en el periódico, ofrece información más detallada para tener un mejor control de la empresa, y no se basan únicamente en datos trimestrales o anuales.

¿Cuáles son las ventajas que presenta para mi negocio?

Teniendo en cuenta que gran parte de los negocios maneja sus inventarios de manera periódica y utiliza aplicaciones de hojas de cálculo como Excel, es importante que las empresas conozcan los beneficios de un software para inventarios perpetuos y lo implementen para mejorar sus procesos.

Los beneficios más importantes son:

• Inmediatez. Mientras que un inventario periódico muestra solo los cambios que se tienen al final de un lapso determinado (diario, semanal, mensual, anual, etc.), con el sistema continuo se cuenta con información útil, en tiempo real, que ayuda a hacer un balance del inventario para evitar situaciones desfavorables, como insuficiencia de producto conforme a la demanda o sobreoferta.
• Tecnología. Se apoya en diversas herramientas que permiten su fácil manejo, tales como bases de datos automatizadas, códigos de barras y dispositivos móviles que agilizan el registro de artículos.
• Información a detalle. Este es otro de sus puntos a favor, pues, aunque es preciso generar más registros que con un sistema periódico, permite tener siempre a la mano el inventario real y saber características específicas, como el precio al que se vendió algún artículo, la tienda en donde se encuentra, su proximidad a fechas de caducidad o reabastecimiento y otras más que pueden integrarse de acuerdo con las necesidades de tu negocio.

¿Necesito un sistema así? ¿Cómo transformo el que ya tengo?

Aún con los beneficios que otorga un sistema de inventario continuo, su implementación debe ser evaluada conforme a las necesidades de tu negocio, esto en relación con la magnitud de tu empresa y los recursos económicos que tengas planeados para migrar tu inventario de un sistema periódico a uno perpetuo.
 

 
Para ello, es necesario comprender que contar con una correcta gestión de inventarios proporciona un mayor control de tu tienda, que se verá reflejado en una mejor capacidad de dirección, conocimiento de fluctuación de la demanda e inestabilidad de suministro, así como la posibilidad de acceder a descuentos por cantidad, evaluando tu stock; situaciones que te procurarán un ahorro, te harán obtener más ganancias y te permitirán brindar un excelente servicio a tus clientes.

En IJAM Consulting podemos ayudarte para mejorar la gestión de los inventarios de tu empresa, contáctanos hoy mismo para que uno de nuestros asesores en SAP Business One, te brinde la información que necesitas, ¡con gusto te atenderemos!

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