sistema de inventario perpetuo

¿Que son los sistemas de inventarios perpetuos y como ayudan a mi negocio?

Seguramente en alguna ocasión te ha pasado que un cliente acude a tu comercio a comprar algo que necesita y no lo tienes en existencia, le dices que llega tal día, regresa en esa fecha y nada, el producto no se encuentra allí. Inclusive en ocasiones, si tu negocio tiene varias sucursales, hasta mandas al comprador a otro establecimiento porque aseguras que ahí tendrán lo que busca y tampoco lo hay.

Este problema, que condiciona la intención de compra del usuario, puede deberse a un mal control de inventarios dentro de tu negocio, evidenciado por la falta de información de tus empleados del estado real del producto que vendes.

Si esto te ha sucedido, probablemente te has topado con que mantener actualizado el inventario es una labor que requiere de gran atención y, por ello, hasta puede parecerte de lo más complicada y engorrosa. No obstante, con el desarrollo de las tecnologías de la información, existen diversas herramientas que se ajustan a las necesidades específicas de cada negocio y facilitan la resolución de esta dificultad. El sistema de inventario perpetuo es una de ellas.

¿Qué es un sistema de inventario perpetuo?

Se trata de un instrumento útil en la gestión de inventario cuya ventaja radica en su actualización instantánea luego de cada transacción, ya sea venta, cancelación, baja, tránsito o cualquier otra situación que cambie el estatus del producto o materia prima que tengas registrado. Es por ello por lo que se le conoce también como sistema de inventario continuo.

¿Cuáles son las ventajas que presenta para mi negocio?

Teniendo en cuenta que gran parte de los negocios maneja sus inventarios de manera periódica y utiliza aplicaciones de hojas de cálculo (como Excel) para ello, los beneficios de un sistema de inventario perpetuo saltan a la vista:

Inmediatez: mientras que un inventario periódico muestra sólo los cambios que sen tienen al final de un lapso determinado (diario, semanal, mensual, anual, etc.), con el sistema continuo se cuenta con información útil, en tiempo real, que ayuda a hacer un balance del inventario para evitar situaciones desfavorables como insuficiencia de producto conforme a la demanda o sobreoferta.

Tecnología: se apoya en diversas herramientas que permiten su fácil manejo, tales como bases de datos automatizadas, códigos de barras y dispositivos móviles que agilizan el registro de artículos.

Información a detalle: este es otro de sus puntos a favor, pues, aunque es preciso generar más registros que con un sistema periódico, permite tener siempre a la mano el inventario real y saber características específicas, como el precio al que se vendió algún artículo, la tienda en donde se encuentra, su proximidad a fechas de caducidad o reabastecimiento y muchas otras más que pueden integrarse de acuerdo con las necesidades de tu negocio.

¿Necesito un sistema así; cómo transformo el que ya tengo?

Lo cierto es que, aún con los beneficios que otorga un sistema de inventario continuo, su implementación debe ser evaluada de conforme a las necesidades de tu negocio, esto en relación con la magnitud de tu empresa y los recursos económicos que tengas planeados para migrar tu inventario de un sistema periódico a uno perpetuo.

No obstante, es necesario comprender que contar con una correcta gestión de inventarios proporciona un mayor control de tu tienda, que se verá reflejado en una mejor capacidad de dirección, conocimiento de fluctuación de la demanda e inestabilidad de suministro, así como la posibilidad de acceder a descuentos por cantidad evaluando tu stock, situaciones todas ellas que te procurarán un ahorro, te harán obtener más ganancias y te permitirán brindar un excelente servicio a tus clientes.

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