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Luis Iván Juárez ArellanoTabla de Contenidos
ToggleLos departamentos contables que aún utilizan hojas de cálculo, captura en paquetes de contabilidad o gestión de facturas en libros físicos pueden tener serios problemas como: falta de información oportuna respecto a la rentabilidad de la empresa, datos incorrectos de inventario, producción sin costos reales, pagos a proveedores y colaboradores retrasados, cartera vencida, entre otros que comprometen el Flujo de Efectivo de la empresa y por ende limitan su crecimiento.
El uso de un sistema ERP en las Pymes y grandes empresas ayuda a reducir el tiempo de respuesta con los demás departamentos, agilizar los procesos críticos como facturación, provisión de gastos y pagos a proveedores/acreedores, disminuir la cartera vencida y eliminar los errores humanos en el registro; mejorando por completo al departamento de contabilidad y tesorería. A continuación te contaremos los problemas más frecuentes y la solución que brinda un software de gestión empresarial como el ERP contable:
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Uno de los departamentos empresariales más complejos es el de contabilidad. Al encargarse de las actividades financieras y económicas de la empresa hay muchas tareas y funciones que los colaboradores de esta área deben realizar, como:
Todo tipo de empresa, sin importar su tamaño, debe llevar su contabilidad adecuadamente para garantizar el buen manejo de su empresa traducido en el control del presupuesto, el pago puntual de las deudas, la emisión y recepción de comprobantes fiscales, el cumplimiento de los impuestos, entre otras áreas indispensables.
No contar con un profesional, o con una herramienta para gestionar los procesos contables pone en riesgo las finanzas de las empresas y pueden derivar en sanciones por parte de la autoridad fiscal.
Por otro lado, la información financiera precisa y oportuna obtenida a través de una contabilidad organizada permite tomar decisiones informadas, cumplir con las obligaciones fiscales, planificar el futuro del negocio y alcanzar el éxito financiero de la empresa.
El primer y más importante de los problemas contables en una empresa es la falta de seguimiento a clientes con las facturas pendientes de pago, el difícil rastreo de facturas o los errores en su generación/validación que retrasan su cobranza.
Estas situaciones son comunes y pueden ser resueltas mediante la automatización de tareas de un ERP al notificar a los colaboradores con anticipación sobre el retraso en los pagos de sus clientes, enviar correos programados con estados de cuenta, optimizar la gestión de cobranza por vendedor, validación y fácil rastreo de facturas, gestión de cálculo de intereses para clientes que no pagan a tiempo sus compromisos, entre otras tareas que mejoran la gestión de las cuentas por cobrar y hacen que la labor contable sea óptima para un fácil seguimiento.
El uso de un software de gestión ayuda a que el flujo de efectivo incremente hasta un 20% al automatizar las tareas rutinarias y simplificar los procesos para que el departamento contable ahorre varias horas invertidas en estas actividades.
Por otro lado, la implementación de un software de gestión permite establecer un sistema de cobranza efectivo que incluya seguimiento regular a los clientes morosos, comunicación clara y oportuna, y la aplicación de medidas de cobro persuasivas y legales cuando sea necesario. Además, con herramientas de análisis se puede identificar patrones de clientes morosos y tomar medidas correctivas que prevengan la recurrencia del problema.
Es frecuente que los departamentos de contabilidad presenten varios días de desfase para incorporar todos los documentos, registros y validaciones necesarias para determinar los impuestos diferidos, retenciones de IVA o ISR, así como la presentación de estados financieros del mes o del ejercicio.
Con un sistema de gestión empresarial, la contabilidad se genera prácticamente con cada operación del sistema por lo que los reportes comunes como: Balance General, Balanza de Comprobación, Estado de Resultados y Flujo de Efectivo están disponibles en cualquier momento.
Gracias a la implementación de un software se simplifica considerablemente el tiempo necesario para realizar el cierre mensual debido a que solo es necesario contabilizar los movimientos de intereses y comisiones bancarias, así como otras operaciones de inversiones y financiamiento.
Para el cierre del ejercicio se realiza en un menor tiempo también, ya que los registros suelen reducirse solo a depreciaciones, intereses e impuestos efectivamente pagados o devengados en el año. Todas las operaciones ya están registradas por lo que solo faltan los ajustes recomendados por el auditor o responsable financiero de la empresa para concluir el cierre del ejercicio.
Lo ideal para un cierre mensual y anual exitoso es organizar bien la información a lo largo del periodo. La implementación de un ERP contable permite centralizar los datos y generar informes de forma automática, con la información actualizada de la empresa.
Esta visibilidad y organización evita que se produzcan desfases y errores en los registros, por lo que no habrá gastos ni ingresos que se pierdan en los informes.
Cuando se registran gastos y se pagan a proveedores y acreedores sin ningún tipo de validación de partida presupuestal, asignación por proyecto o revisión del monto por departamento o línea de negocio es un reflejo de que las empresas han perdido el control del flujo de efectivo.
La falta de control presupuestal en los gastos puede generar un desequilibrio en el flujo de efectivo de la empresa, ocasionando dificultades para cumplir con las obligaciones financieras, realizar inversiones necesarias y alcanzar los objetivos de negocio.
La gestión contable de un ERP debe ir de la mano con un escenario presupuestal para que, ante una desviación en el presupuesto mensual o anual, se puedan solicitar autorizaciones de directivos o gerentes que autoricen las provisiones de gastos o la erogación de fondos.
Los módulos de presupuesto y planificación financiera de un ERP contable permiten crear presupuestos detallados para cada área o departamento de la empresa, establecer límites de gasto y realizar un seguimiento del presupuesto en tiempo real.
Por otro lado, el uso de un ERP permite automatizar el proceso de solicitud, aprobación y seguimiento de gastos, asegurando que todos los gastos estén autorizados y documentados adecuadamente. Además, la información contable puede consolidarse para obtener una visión general del estado financiero y facilitar el análisis de los gastos.
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No registrar las transacciones pequeñas, aunque parezcan insignificantes, puede tener consecuencias negativas para la empresa. Por ejemplo, pueden generarse discrepancias en los estados financieros al no coincidir los gastos, especialmente porque muchos gastos hormiga pueden convertirse en pérdidas.
Los empleados o gerentes no siempre son conscientes de la importancia de registrar todas las transacciones, incluso las pequeñas, y pueden omitirlas por error o por descuido. Además, los procesos manuales para registrar transacciones pueden ser lentos y propensos a errores, lo que puede disuadir a los empleados de registrar las transacciones pequeñas.
Contar con un software contable ayuda a evitar las discrepancias en los estados financieros porque es una herramienta fácil de usar, que se adapta a las necesidades de los colaboradores y permite la automatización de procesos de registro de gastos, lo que ayuda a reducir las discrepancias.
La ventaja de un sistema centralizado como un ERP permite que todos los departamentos y procesos compartan datos en tiempo real. La ventaja es que todas las tareas operativas y administrativas están integradas con la contabilidad por lo que el registro está al día; sin embargo, el retraso de un registro o una operación de un departamento comienza a afectar el desempeño de otro colaborador u otro proceso. Por esta razón es que la comunicación y colaboración se vuelven pilares clave del uso del sistema de gestión empresarial.
La integración de los departamentos en las empresas rompe las barreras entre equipos, fomenta una cultura de trabajo colaborativo, donde los empleados de diferentes áreas comparten información, ideas y recursos de manera más efectiva.
Esto no solo permite la alineación de esfuerzos y la toma de decisiones estratégicas, sino que libera recursos y tiempo al no tener que solicitar de forma manual la información, además de eliminar duplicidades de esfuerzos, optimizar procesos y flujos de trabajo.
El incumplimiento de las obligaciones fiscales puede tener graves consecuencias para una empresa, que van desde multas, sanciones, intereses moratorios hasta la suspensión o cierre de la empresa. Esto puede dañar la reputación de la empresa y la confianza de sus clientes y empleados.
La falta de organización y control interno en los procesos contables es la principal causa de este problema, especialmente en las pymes que no cuentan con personal contable para gestionar adecuadamente el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
Contar con un asesor fiscal o contable es indispensable para que las empresas conozcan cuáles son sus obligaciones y en qué tiempo deben cumplirlas. Además, contar con un ERP contable permite configurar notificaciones, alertas, informes y automatizar procesos para garantizar el cumplimiento.
Este es otro de los problemas en la contabilidad de empresas pequeñas, ya que algunos empresarios pueden desconocer las implicaciones legales y financieras de no separar sus cuentas.
En otros casos, la falta de recursos puede llevar a los empresarios a utilizar sus cuentas personales para cubrir gastos de la empresa, aunque no deja de ser una práctica inadecuada, que puede provocar discrepancias fiscales.
Para evitar este problema es fundamental abrir cuentas bancarias separadas para la empresa, con el fin de utilizar tarjetas de débito o crédito empresariales y no revolver las cuentas.
Los errores en la conciliación son el resultado de no contar con procesos adecuados de control interno para el registro y seguimiento de las transacciones, la falta de organización en el manejo de los estados de cuenta, recibos y vouchers, además de la duplicidad de registros o errores de digitación.
Estos errores pueden generar un descontrol en las finanzas de la empresa al no tener una visión precisa de la situación real de los fondos disponibles.
Por otro lado, la desatención a los fallos bancarios puede derivar en problemas legales para el titular de la cuenta al no conocer ni resolver situaciones relacionadas con las finanzas, como la morosidad en los pagos, posibles fraudes o incluso el robo de identidad o uso fraudulento de la información personal.
Contar con un ERP contable permite establecer procesos claros y documentados para el registro y seguimiento de las transacciones bancarias, lo que facilita el cumplimiento de los pagos, la conciliación bancaria y el seguimiento de los requerimientos o llamados de los bancos.
Todas las empresas que fabriquen, vendan y distribuyan productos deben tener un adecuado control de los productos en el stock. Esto es relevante para la contabilidad ya que influye en el flujo de caja, en las ventas, los recursos para la adquisición de productos y la programación de pedidos.
Contar con un ERP con módulo de inventario y contabilidad permite la integración de ambos departamentos para tener la información relevante al momento en que se necesite para tomar decisiones estratégicas basadas en datos.
Afortunadamente, los problemas contables en una empresa pueden prevenirse al seguir prácticas como establecer procesos claros, documentados y transparentes para el registro de todas las transacciones financieras.
Los controles internos, auditorías y sistemas de comprobación permiten garantizar que las obligaciones fiscales y contables se cumplen en tiempo y forma, además de preparar a la empresa para los cierres fiscales, contables, las declaraciones y una posible auditoría por parte de un externo.
Finalmente, la implementación de un software de contabilidad que se adapte a las necesidades y tamaño de la empresa es clave para la centralización de toda la información y los procesos relevantes, mejorar su eficiencia financiera, tomar mejores decisiones, reducir costos y aumentar su rentabilidad.
Ahora que conoces algunas formas en que un sistema ERP puede ayudar a mejorar la contabilidad de tu empresa (porque todavía hay más), te invitamos a contactarnos, en IJAM somos SAP Partner México y expertos en SAP Business One, el software de gestión más utilizado en todo el mundo, y que te ayudará a llevar tu negocio al éxito.
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