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ERP contable, usos y aplicaciones para tu empresa

Luis Iván Juárez Arellano

Los sistemas de planificación de recursos empresariales, también conocidos como Enterprise Resource Planning (ERP) tienen múltiples aplicaciones en prácticamente todas las áreas de una compañía.

Su uso en el área contable y de finanzas tienen gran importancia, pues una buena administración de los recursos de la empresa garantiza la rentabilidad de la misma. Si estás interesado en un ERP contable, en este artículo te contaremos qué puede hacer este sistema por tu empresa y los diversas beneficios que traerá a tu negocio.

 

¿Qué es ERP en contabilidad?

Un ERP en contabilidad es un sistema mediante el cual administramos por medio de un software todos los aspectos contables de nuestra empresa, desde la facturación, el manejo de la nómina de los empleados hasta la gestión de inventarios.

Incluso, es posible su integración a los sistemas tributarios de tu región para realizar las declaraciones mensuales, semestrales o anuales con mayor seguridad y facilidad.

El software está integrado al almacenamiento de datos en la nube que en términos simples nos permite acceder a nuestra información de forma segura desde cualquier parte del mundo sólo con tener una conexión a Internet.

 

¿Qué es SAP en contabilidad?

Cuando hablamos de SAP en contabilidad nos referimos al software, aplicaciones y cualquier producto informático utilizado para la administración del área contable dentro de una empresa.

En específico SAP significa Sistemas, Aplicaciones y Productos en Procesamiento de Datos, es decir el desarrollo de estos sistemas se centra en el almacenamiento, tratamiento y análisis de información con el fin de facilitar la labor de las diferentes áreas de una empresa.

En el caso específico del SAP para contabilidad, el software permite llevar el registro de todo tipo de transacciones financieras, gestionar temas tributarios hasta llevar el registro de libros contables almacenados en la nube.

Además de los sistemas de seguridad propios de cualquier servicio de software en la nube, existe la posibilidad de alojar los servidores en las instalaciones de la propia empresa, mejor conocido como SAP On Premise.

 

erp contable

 

Diferencia entre ERP y SAP contable

Hasta aquí nos parece pertinente hacer una pausa y explicar cuáles son las diferencias entre ERP y SAP sobre todo para el área contable.

Se trata de dos términos diferentes, los sistemas de planificación de recursos empresariales, (ERP) son todas las estrategias y métodos para planificar y administrar los recursos de una empresa. Todos estos procesos se realizan mediante Sistemas, Aplicaciones y Productos (SAP) informáticos, en esencia un software.

Es decir, se administran las labores de varios departamentos de la empresa como la contabilidad, mediante un software. Esto permite una mejor gestión, planificación y organización gracias a que la información está siempre disponible y se actualiza en tiempo real.

Para precisar, SAP se refiere como su nombre lo dice, a los sistemas, aplicaciones, productos, como lo es un software, necesarios para realizar la planificación de recursos empresariales (ERP).

SAP también se refiere al nombre de la compañía alemana que desarrolla todas estas aplicaciones, softwares y productos. Es una de las que tiene un gran porcentaje del mercado mundial, por eso se habla de “software SAP”.

Debido a la gran popularidad que tiene la compañía alemana en su servicio ERP con su propio software SAP, se suelen confundir estos términos.

 

ERP, ejemplos de su uso en el área contable

La aplicación de los sistemas ERP contables son muy variadas, te queremos platicar algunos ejemplos de los usos más comunes y cómo mejoran notablemente su rendimiento.

  • Administración tributaria. Tal vez la mayor necesidad de una empresa en contabilidad sea estar al día con la declaración de sus impuestos y deducciones. Un ERP contable puede mantener toda la información necesaria para realizar tus declaraciones de forma mensual, trimestral, semestral o anual. Además, siempre está en constante actualización por lo cual siempre emites tus reportes con los requerimientos vigentes.
  • Registro de movimientos financieros. Estar al pendiente y con la información en tiempo real de todas las operaciones financieras de la empresa, te brinda la posibilidad de tomar mejores decisiones, evitar errores y simplificar los procesos administrativos.
  • Puedes llevar el registro de tus libros de contabilidad, presupuestos, proveedores y actividades bancarias en el mismo sistema debido a que están integradas la contabilidad financiera y los registros de documentos.
  • Generar comprobantes y facturas. El manejo de cuentas implica muchas actividades repetitivas que se pueden simplificar con un ERP contable. Se puede realizar la emisión de facturas con los requerimientos actualizados, así como realizar una validación XML.
  • Administración de inventarios. Llevar el registro en tiempo real del inventario de tus productos, recursos y material de oficina evita pérdidas por mala gestión de perecederos, además de aprovechar al máximo los recursos de tus proveedores.
  • Conciliación de cuentas. Con un ERP contable la conciliación de cuentas internas y de tus clientes se puede realizar en muy poco tiempo pues el sistema ERP detecta errores en el momento que ocurren y te permite solucionarlo en el momento.

 

Ventajas de un ERP contable

Además de los beneficios para cada actividad que mencionamos arriba queremos hacer hincapié en las principales ventajas de un ERP contable.

  • Puedes acceder de forma segura a tu información desde cualquier lugar, sólo necesitas una conexión a Internet y ordenador. De esta forma puedes seguir trabajando y mantenerse en contacto con tu personal sin importar que estés en un viaje de negocios o conferencias internacionales.
  • El sistema ERP contable se adapta a las necesidades de cada empresa. Aunque al adquirir una licencia del software ya puedes utilizar el sistema tal y como está, todos los recursos informáticos son de código abierto, es decir puedes personalizar el software a tus necesidades.
  • Simplifica y evita errores con la información en tiempo real y siempre disponible para todas las áreas de tu empresa. Puedes programar flujos de trabajo que te alerta de errores y automatiza labores cotidianas.
  • Puedes realizar informes contables en pocos minutos pues toda la información ya está integrada en un sólo lugar, sólo necesitas definir qué reportes quieres y el sistema crear un informe de análisis completo.

Por último, no queremos dejar de mencionar que las últimas actualizaciones de los sistemas ERP ya se utilizan algoritmos o servicios para integrar Inteligencia Artificial. De esta forma el software puede analizar patrones de comportamiento y crear reportes de posibles acciones que te permitirá tomar decisiones con otro tipo de variables que actualmente son muy complejas de resolver en una hoja de cálculo.

 

Luis Iván Juárez Arellano

Asesor de Empresarios y Dueños de Negocio, enfocado en implementar tecnología SAP y móvil para PyME’s

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