Luis Iván Juárez Arellano

24 febrero, 2021

Los departamentos contables que aún utilizan hojas de cálculo, captura en paquetes de contabilidad o gestión de facturas en libros físicos pueden tener serios problemas como: falta de información oportuna respecto a la rentabilidad de la empresa, datos incorrectos de inventario, producción sin costos reales, pagos a proveedores y colaboradores retrasados, cartera vencida, entre otros que comprometen el Flujo de Efectivo de la empresa y por ende limitan su crecimiento.

El uso de un sistema ERP en las Pymes y grandes empresas ayuda a reducir el tiempo de respuesta con los demás departamentos, agilizar los procesos críticos como facturación, provisión de gastos y pagos a proveedores/acreedores, disminuir la cartera vencida y eliminar los errores humanos en el registro; mejorando por completo al departamento de contabilidad y tesorería. A continuación te contaremos los problemas más frecuentes y la solución que brinda un software de gestión empresarial como el ERP contable:

Problema: Cartera vencida

Falta de seguimiento a clientes con facturas pendientes de pago, difícil rastreo de facturas o errores en su generación/validación que retrasan su cobranza; son algunas situaciones comunes y que la automatización de tareas de un ERP puede ayudar al notificar a los colaboradores con anticipación, enviar correos programados con estados de cuenta por cliente, gestión de cobranza por vendedor, validación y fácil rastreo de facturas, gestión de cálculo de intereses para clientes que no pagan a tiempo sus compromisos, entre otras tareas que mejoran la gestión de las cuentas por cobrar y hacen que la labor contable sea óptima para un fácil seguimiento.

El uso de un software de gestión ayuda a que el flujo de efectivo incremente hasta un 20% al automatizar las tareas rutinarias y simplificar los procesos para que el departamento contable ahorre varias horas invertidas en estas actividades.

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Problema: Cierre Mensual o Fin del Ejercicio Fiscal

Es recurrente que los departamentos de contabilidad presentan varios días de desfase para lograr incorporar todos los documentos, registros y validaciones necesarias para determinar los impuestos diferidos, retenciones de I.V.A o I.S.R así como la presentación de estados financieros del mes o del ejercicio.

Con un sistema de gestión empresarial, la contabilidad se genera prácticamente con cada operación del sistema por lo que los reportes comunes como: Balance General, Balanza de Comprobación, Estado de Resultados y Flujo de Efectivo están disponibles en cualquier momento.

Se simplifica considerablemente el tiempo necesario para realizar el cierre mensual debido a que solo es necesario contabilizar los movimientos de intereses y comisiones bancarias así como otras operaciones de inversiones y financiamiento.

Para el cierre del ejercicio se realiza en un menor tiempo también, ya que los registros suelen reducirse solo a Depreciaciones, Intereses e Impuestos efectivamente pagados o devengados en el año. Todas las operaciones ya están registradas por lo que solo faltan los ajustes recomendados por el auditor o responsable financiero de la empresa para concluir el cierre del ejercicio.

Problema: Gastos sin control presupuestal

Cuando se registran gastos y se pagan a proveedores/acreedores sin ningún tipo de validación de partida presupuestal, asignación por proyecto o revisión del monto por departamento/línea de negocio; son ejemplos cuando las empresas pierden el control del flujo de efectivo. La gestión contable de un ERP debe ir de la mano con un escenario presupuestal para que ante una desviación en el presupuesto mensual o anual, se puedan solicitar autorizaciones de directivos o gerentes que autoricen las provisiones de gastos o la erogación de fondos.

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Problema: Falta de integración entre los departamentos

La ventaja de un sistema centralizado como un ERP permite que todos los departamentos y procesos compartan datos en tiempo real. La ventaja es que todas las tareas operativas y administrativas están integradas con la contabilidad por lo que el registro está al día; sin embargo, el retraso de un registro o una operación de un departamento comienza a afectar el desempeño de otro colaborador u otro proceso. Por esta razón es que la comunicación y colaboración se vuelven pilares clave del uso del sistema de gestión empresarial.

Ahora que conoces algunas formas en que un sistema ERP puede ayudar a mejorar la contabilidad de tu empresa (porque todavía hay más), te invitamos a contactarnos, en IJAM somos expertos en SAP Business One, el software de gestión más utilizado en todo el mundo, y que te ayudará a llevar tu negocio al éxito.

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