Luis Iván Juárez Arellano

22 febrero, 2023

En general, las empresas de todo los rubros tienen cientos de tareas que se deben llevar a cabo de forma manual en las diferentes áreas o departamentos. Sin embargo, con el tiempo puede ser difícil que los colaboradores terminen a tiempo todas sus labores, por ello es necesario buscar soluciones para acelerar los tiempos de entrega y optimizar todos los procesos.
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Hoy en el blog de IJAM te contaremos qué es la automatización de procesos, para qué se realiza y la forma de implementarla en las empresas.

¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización de procesos es la integración de software, hardware y personal humano para crear un flujo de trabajo o workflow definido. Estas tareas suelen ser actividades repetitivas, fáciles de realizar y que se lleven a cabo de forma recurrente en la empresa o el departamento donde se implemente el software.

Por su parte, las tareas dinámicas, que requieren análisis o la mano humana para ejecutarse no son adecuadas para ser automatizadas.

¿Para qué se automatizan los procesos?

La automatización de procesos tiene el objetivo de optimizar las tareas o actividades mediante el uso de un software o programa informático para que sean eficientes, reduzcan tiempos de ejecución y se realicen con un mínimo de costos.

Además, al automatizar procesos se pueden implementar cambios que tengan impacto en la productividad de las empresas, ya que el personal tendrá más tiempo para dedicar a tareas estratégica en vez de dedicarlo a tareas repetitivas.

Proceso para implementar la automatización de procesos

El proceso de implementación de la automatización conlleva análisis, ensayos y planeación para que los cambios en los departamentos sean en aras de la productividad y eficiencia. Para ello se recomienda:

Identificar objetivos y oportunidades de automatización

La automatización no se puede aplicar en todas las tareas o procesos. Se deben elegir aquellas que sean repetitivas y se puedan realizar con la mínima intervención humana. Por ejemplo, las tareas que se realizan con frecuencia, que consumen tiempo considerable y que pueden efectuarse de forma electrónica, como el envío masivo de correos electrónicos o mensajes de texto SMS con recordatorios de pagos.

Evaluar flujos de trabajo

Los encargados de las áreas deben evaluar los flujos de trabajo previos a la implementación de la automatización, considerando a las personas involucradas en las tareas o procesos. En esta etapa se debe trabajar en conjunto con el departamento de TI de la empresa para buscar secuencias o subprocesos relacionados con la tarea que se puedan replicar mediante el uso de software.

En la mayoría de los casos, los flujos de trabajo humano deben alterarse o dividirse para hacerlos más simples, con menos secuencias y procesos para que puedan ser automatizados.

Considerar las excepciones

Durante la etapa de implementación se deben diseñar procesos y soluciones para manejar excepciones. Estas son tareas difíciles, que pueden llevar mucho tiempo para la automatización. Usualmente, los encargados de TI optan por automatizar las tareas fáciles y parte de las excepciones, o bien, dejar dichas excepciones para que las efectúen los humanos.

Un ejemplo podría ser una tarea efectuada de forma automática, pero en la que se solicita la aprobación humana al final.

Elegir las herramientas de automatización

Algunos procesos se pueden gestionar de forma interna, mientras que otros son adecuados para automatizarse mediante el uso de un programa informático. La elección del software de gestión es indispensable para integrar la información de todos los departamentos, adaptar los proyectos e iniciar con la automatización de los flujos de trabajo empresariales.

Existen muchas soluciones de software que cuentan con especializaciones que van desde la gestión de recursos humanos, manejo de inventario y aprovisionamiento, contabilidad, cobranza, entre otros por lo que puedes elegir el que se adapte mejor a las necesidades de tu empresa.

Empezar poco a poco e incrementar de forma gradual

Implementar la automatización es un proceso gradual, en el que se automatizan una o dos tareas o flujos de trabajo sencillos, que liberen más tiempo. Este proceso suele plantearse como un proyecto piloto o de prueba para determinar los resultados traducidos en la disminución de tiempo de tareas, productividad, eficacia de procesos, disminución de errores y de tiempo perdido en solucionar problemas evitables.

Beneficios de la automatización de procesos

• La automatización no solo beneficia algunas áreas en especial, puede aplicarse a varios procesos de la empresa.
• La automatización también puede ser escalable y seguir aumentando procesos para hacerlos más eficientes.
• Reducir tiempos desde que inician las tareas hasta que finalizan.
• Evitar problemas como retrasos u olvido por parte de las personas que deben hacer la tarea.
• Eliminar tiempos muertos entre una actividad y la siguiente.
• Identificar tareas redundantes para automatizarlas.
• Evitar recaptura de información debido a errores humanos.

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