Luis Iván Juárez Arellano

1 diciembre, 2022

El comercio electrónico o e-commerce ha incrementado significativamente en los últimos años, y se espera que siga creciendo. Por ello, las empresas que cuentan con tiendas en línea deben tener una solución para gestionar los productos que venden y cada uno de los procesos relacionados (Suministro, Logística, Costos,etc.). El ERP es una solución esencial para estas empresas y te contaremos todo lo que debes saber.

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¿Qué es un ERP para ecommerce?

Un sistema ERP o Enterprise Resource Planning, es un software de gestión donde se reúnen los recursos e información más importante de las empresas para facilitar el acceso a los datos de cualquier sistema o departamento de la empresa.

Las empresas que cuentan con ventas online se encuentran en crecimiento constante, y suelen tener varios canales de venta, proveedores, vendedores, entregas a domicilio, catálogos virtuales y otras tareas y procesos que deben gestionarse de forma ordenada para que no reine el caos ni se presenten conflictos de cara al cliente, como mostrar productos que no se tienen en existencia o simplemente no cumplir con la entrega en tiempo y de forma correcta.

La relación entre un ERP y un ecommerce

En el emocionante mundo del comercio electrónico, la eficiencia y la precisión son cruciales. Aquí es donde entra en juego la poderosa alianza entre un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) y un ecommerce. La relación entre estos dos componentes es como un engranaje perfectamente sincronizado que impulsa el éxito de cualquier negocio en línea.

Un ERP, como SAP Business One, actúa como el cerebro detrás de la operación, coordinando todas las funciones empresariales clave, desde la gestión de inventario hasta la contabilidad, mientras que el ecommerce se encarga de la parte frontal, brindando una experiencia de compra atractiva para los clientes. Esta relación estratégica puede transformar tu negocio y llevarlo al siguiente nivel.

Funciones de un ERP en el ecommerce

Gestión de información

En el sistema ERP se centraliza toda la información de las áreas que integran a la empresa, como Compras, Finanzas, Servicio al cliente e Inventarios. Al visualizar los datos más importantes se facilita la toma de decisiones estratégicas, además de tener un conocimiento más profundo y realista del estado actual de la empresa desde la perspectiva Administrativa y Financiera.

Gestión de pedidos

Con el sistema ERP se puede tener el seguimiento de las órdenes realizadas, así como tareas asociadas como el cálculo de costos o la preparación de la logística de envío. Con esto se puede tener la información actualizada en el inventario, dar seguimiento a los paquetes y cumplir con cada una de las entregas de forma correcta para los canales adecuados con la cobranza adecuada.

Control de inventarios

Con un sistema ERP integrado al e-commerce, las empresas se olvidan del problema de faltas en el inventario, ya que cuando se vende un producto el sistema actualiza el estatus de los pedidos pendientes por entrega (Ej. BackOrder) y la información se actualiza en los niveles del inventario para reflejarse en la página web. De este modo evitamos molestia con clientes que compren productos sin saber que están agotados o que no se cuenta con la certidumbre si los proveedores podrán cumplir con la entrega.

Reportes Analíticos

El sistema ERP tiene la capacidad de generar reportes, informes y estadísticas de los periodos que se requieran, de modo que se conozcan áreas específicas de la empresa (por ejemplo, ventas), o un estado general de la empresa. Con esta información, los directivos pueden tomar decisiones estratégicas para mejorar el estado de la empresa, adquirir nueva mercancía, hacer lanzamientos de productos, adquirir más stock de un artículo en específico o poner en promoción los artículos que se están volviendo obsoletos en el almacén.

Simplificar los cambios

Las ventas en línea requieren muchos cambios directamente en la página web o tienda en línea, como ajustes de precios o de inventarios. Estos pueden aplicarse de forma automática con el software ERP, de modo que se tenga la misma información y no haya errores con los precios o el stock. Al final del día, el e-commerce es un canal de venta digital pero no garantiza que todos los procesos operativas y administrativos funcionen por lo que solo te quedarás con un sistema de recepción de pedidos en línea si no operas con un ERP.

Innovación organizacional

Por sí mismo, el ERP es una tendencia innovadora que permite trabajar de forma más inteligente, estratégica y automatizada para que las empresas concentren sus esfuerzos en las tareas de valor, que les permita ser más efectivas con menos esfuerzo y menor probabilidad de errores.

¿Por qué hacer la integración de un ERP con ecommerce?

Las empresas de comercio electrónico requieren un sistema ERP, especialmente las pyme y grandes empresas, sin importar su sector, marca o los productos que venda. Algunas de las razones por las que lo requieren son:

• Evitar errores en el procesamiento de pedidos.
• Automatizar tareas como la captura de datos o la actualización de la información de inventarios.
• Centralizar procesos en una sola plataforma fácil de usar y accesible a los usuarios para facilitar las tareas operativas y administrativas.
• Manejo óptimo del inventario con planificación de suministro con proveedores o nivelación de existencias en almacenes.
• Mejora los procesos de gestión de compras y cadena de suministro.
• Permite controlar la demanda de productos por temporada y planificar mejor el flujo de efectivo.

Los aspectos clave al realizar la integración de un ERP con ecommerce

La integración de un ERP con tu plataforma de comercio electrónico es una inversión valiosa que puede mejorar significativamente la eficiencia operativa. Para asegurar una implementación exitosa, es fundamental considerar los siguientes aspectos:

1. Sincronización de datos en tiempo real: Asegúrate de que tu ERP y tu plataforma de ecommerce puedan compartir datos en tiempo real para mantener actualizada la información sobre inventario, pedidos y clientes.
2. Personalización y flexibilidad: Busca soluciones que se adapten a las necesidades específicas de tu negocio y permitan la personalización para una experiencia de usuario única.
3. Seguridad de datos: La protección de datos es fundamental. Asegúrate de que la integración cumpla con los estándares de seguridad para proteger la información confidencial de los clientes.
4. Capacitación y soporte: Proporciona capacitación adecuada a tu personal y asegúrate de contar con un equipo de soporte confiable para abordar cualquier problema que surja.
5. Análisis y seguimiento: Implementa herramientas de análisis para medir el rendimiento de la integración y realizar ajustes según sea necesario.
6. Escalabilidad: Asegúrate de que la solución de integración pueda crecer con tu negocio a medida que este se expanda.
7. Tipo de clientes: Identifica el perfil de tus clientes y adapta la integración para satisfacer sus necesidades y expectativas.
8. Importancia de los módulos del ERP: Evalúa cuáles son los módulos del ERP más críticos para tu negocio y cerciórate de que estén integrados de manera efectiva.
9. Control de inventario: Mantén un control preciso de tu inventario en tiempo real para evitar errores y satisfacer la demanda de manera eficiente.

La consideración de estos aspectos garantizará que la integración sea suave y beneficiosa en todo sentido, permitiéndote aprovechar al máximo la sinergia entre tu ERP y tu plataforma de ecommerce.

Beneficios de un ERP para ecommerce

• Mejora el nivel del servicio al cliente con información correcta y oportuna para cada pedido.
• Reducción de errores al automatizar tareas críticas como el procesamiento de pedidos.
• Seguimiento de los envíos, facturación y cobranza asociada a los pedidos.
• Ayuda a la toma de decisiones con planeación de suministro y flujo de efectivo
• Informes y reportes confiables
• Minimiza las pérdidas por errores operativos o administrativos.
• Facilita el intercambio de información entre las áreas operativas y administrativas.

¿Cómo elegir un ERP para mi ecommerce?

Existen varios tipos de ERP que pueden usarse para optimizar el e-commerce. La elección debe hacerse con base a la experiencia del software en la industria, los módulos y su escalabilidad para adaptar el sistema a las necesidades de la empresa, de modo que puedan verse beneficios a corto plazo después de la implementación.

En IJAM Consulting somos consultores SAP Business One, el sistema ERP más conocido en todo el mundo. Este ERP cuenta con soluciones e integraciones para e-commerce que te permitirán implementar sistemas omnicanal, agilizar los procesos empresariales, mejorar la atención al cliente e incorporar los módulos que necesites para una gestión cada vez más inteligente.

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