Luis Iván Juárez Arellano

12 agosto, 2021

En México, la evolución tecnológica es imparable: cada vez más pequeñas y medianas empresas buscan implementar las tecnologías emergentes para agilizar sus procesos y volverse más rentables. Uno de los programas que más se han popularizado son los ERP, Enterprise Resource Planning (Planificación de Recursos Empresariales, por sus siglas en inglés), que permite integrar los departamentos de las empresas para manejarlos desde una sola plataforma.

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Si estás buscando un software de gestión empresarial para tu negocio y no sabes qué características buscar, o cuál es el que te dejará los mejores beneficios, acompáñanos a leer pues hoy te contaremos todo lo que debes saber.

¿Qué es un ERP y para qué sirve?

Enterprise Resource Planning, ERP, son sistemas de gestión que permiten integrar los datos, procesos administrativos y operaciones de una organización en una sola herramienta con el fin de centralizar la información de las áreas de producción, logística, inventario, compras, ventas, finanzas, contabilidad, Recursos Humanos, atención al cliente, entre otros.

Un solo programa puede ser administrado por todo el personal involucrado en las áreas mencionadas, con el fin de facilitar los procesos, hacer más transparente las operaciones e incrementar el control administrativo a los departamentos gerenciales, sin importar si las actividades se realizan en el mismo lugar físico o se manejan varias sucursales desde el mismo programa.

Anteriormente, las pequeñas y medianas empresas utilizaban hojas de cálculo, libretas, libros contables o aplicaciones aisladas, que no tienen comunicación entre los departamentos. Sin embargo, cuando una empresa tiene dividida la información dividida entre diferentes herramientas genera una barrera invisible dentro de la organización, que dificulta el acceso a la información, provoca el riesgo de duplicidad, errores, baja en productividad, entre otros inconvenientes.

En la actualidad, el sistema ERP es cada vez más utilizado por todo tipo de empresas, desde los grandes corporativos hasta las pymes en crecimiento.

¿Cuáles son los beneficios de implementar un ERP?

• Automatización. El sistema ERP permite automatizar la mayoría de procesos administrativos para agilizar el flujo de trabajo, reducir el riesgo de cometer errores, anticipar tareas repetitivas y optimizar el tiempo de los colaboradores al permitir que se dediquen a tareas estratégicas y que busquen el crecimiento de la empresa.
• Integración. El ERP es un paquete integrado de aplicaciones o módulos, los cuales abordan flujos de trabajo en áreas específicas como contabilidad, gestión financiera, órdenes de compra, ventas, inventario, proveedores, gestión de clientes, entre otras. Al establecer vínculos entre los departamentos, el flujo de trabajo es optimizado y se facilita la toma de decisiones estratégicas.
• Facilita la captura de datos y evita duplicidad. Al manejar un volumen alto de información, el riesgo de duplicidad se incrementa; por ejemplo, en una hoja de cálculo puede haber datos de facturas, clientes, fechas y montos de pago, datos que se debe capturar de forma manual y que se repiten en varios archivos, por lo que, además de invertir hasta tres veces más tiempo, la probabilidad de que surjan errores se multiplica así como la dificultad para encontrarlos. Mientras que con un ERP se captura la información una sola vez, se pueden obtener reportes en tiempo real o de un periodo determinado, reducir la probabilidad de errores de captura y corregirlos de inmediato en caso de que se presenten.
• Trabajo remoto y colaboración. Ya sea porque la empresa permita el home office, porque tenga sucursales, o para los colaboradores en departamentos donde deben estar en movimiento constante (como logística y transporte), un ERP facilita el trabajo remoto al permitir que los usuarios se conecten, consulten la información en tiempo real y hagan cambios desde cualquier lugar, a través de su dispositivo móvil.
• Toma de decisiones. Las empresas tienen dos activos invaluables: su capital humano y la información generada. Al conocer la situación actual de la empresa en cualquier momento, los departamentos gerenciales pueden tomar mejores decisiones.
• Homogeneidad de la información. Cuando un empleado haga un cambio, este será reflejado en la plataforma y los departamentos involucrados podrán consultarlo en el momento oportuno. Por ejemplo, el área de ventas puede conocer cuántos productos tiene en stock, su situación (si están en preparación para envío a cliente o sucursal, o si está disponible para venta) y al hacer un cambio en el inventario porque vendió el producto, se actualizarán los datos en tiempo real.
• Comunicación más eficaz. Al tener una misma herramienta de gestión, la comunicación interna se facilita, se reducen los errores y se optimizan los procesos de negocios, especialmente en las áreas de finanzas, inventarios y contabilidad.
• Aumento de la productividad. Los empleados no tienen que perder tiempo en capturar la información de forma repetitiva, o acudir al almacén a buscar un producto para conocer su disponibilidad, ni realizar tareas repetitivas y que pueden programarse, como el pago a los empleados, la emisión de facturas, retenciones de impuestos, recordatorio de pagos a clientes, entre otras que se agilizan con un programa que contiene un módulo de gestión de almacenes.
• Escalabilidad. Un ERP es escalable, es decir, crecerá al mismo ritmo que la empresa ya que se pueden agregar módulos o funcionalidades, así como usuarios para aprovechar al máximo los beneficios de la herramienta.
• Control de costes. Un ERP contable facilita al departamento contable y de ventas el aprovisionamiento y gestión de materiales, mercancía o materia prima, de modo que facilita las tareas como comparar precios y anticipar pedidos para tener un mejor control presupuestal y una relación saludable con los proveedores.

¿Por qué las pymes también necesitan un software de gestión ERP?

De acuerdo con datos del INEGI, en México, de 4.9 millones de establecimientos del sector paraestatal y privado, las pyme representan al 99.88% de los negocios registrados. Su importancia es tal, que son la principal fuente de trabajo para los mexicanos, por ende, necesitan soluciones a la medida de sus necesidades para impulsar su crecimiento, volverse más competitivas y rentables.

Actualmente las empresas se encuentran sumergidas en la era digital, por lo que un software de control empresarial les ayudará a administrar sus operaciones de forma más eficiente, aprovechando los módulos y funcionalidades para optimizar áreas como la cobranza, contabilidad, facturación, gestión de Recursos Humanos, ventas, entre otros.

Además, las soluciones ERP se adaptan a las necesidades de las pyme y las ayudan a convertirse en empresas inteligentes, con empleados más productivos y clientes más satisfechos.

Consejos para elegir tu software de gestión

• Analiza las necesidades de tu empresa. En una primera etapa, debes analizar los errores más frecuentes, las necesidades de la empresa y las áreas de oportunidad donde un ERP aportará una solución eficaz. Este punto también te ayudará a determinar los módulos que el negocio requiere y descartar los que no se usarán.
• Elige una solución escalable. El ERP que elijas debe crecer junto con tu empresa, de modo que debe ser flexible y permitir que se integren nuevos módulos en caso de necesitarse, de lo contrario, limitará las operaciones y el crecimiento de la empresa a mediano y largo plazo.
• Analiza si requieres un sistema en la nube o uno on-premise. La implementación de ambos programas tiene sus propios beneficios, que aprovecharás al máximo si eliges la solución más adecuada con base en las operaciones de tu negocio.
• Retorno de inversión. La implementación de un ERP no es un gasto, es una inversión que traerá muchos beneficios a tu empresa, los cuales deben valorarse para hacer una estimación del periodo de retorno. Además, debes considerar la posibilidad de pagar licencias mensuales o anuales y contemplar el valor que agregarán a tu negocio.
• Proveedor de ERP. Si eliges un proveedor inexperto, probablemente la implementación no sea del todo satisfactoria al tener una interfaz poco intuitiva, una capacitación deficiente (o nula, en el peor de los casos), falta de soporte técnico o de asesoría postventa. El proveedor, además de ayudarte a elegir la mejor opción para tu empresa, debe acompañarte en cada paso de la implementación para hacerla en el menor tiempo posible, sin riesgo de pérdida de datos ni de productividad.

¿Cuánto invertir en el ERP para tu PyME?

Establecer un costo total para la implementación de un sistema ERP es prácticamente imposible, ya que este depende de factores como el número de usuarios, los módulos que se necesita, si se usará en la nube u on-premise, es decir, de forma local en los servidores de la empresa, lo que requiere una infraestructura informática compleja.

Para establecer un presupuesto estimado debes considerar que cada módulo o funcionalidad representa un precio, que puede ir en aumento entre más módulos agregues. Sin embargo, la relación costo/beneficio es lo más importante a considerar, puesto que entre más grande sea la empresa, tenga más sucursales y empleados, la complejidad de su gestión incrementa, así como la probabilidad de cometer errores si no adquieres un ERP.

En México, los precios de una solución ERP oscilan entre 5,000 y 100,000 pesos; los más baratos requieren una implementación estándar, menos de 5 usuarios y la personalización es muy poca, sin embargo puede ser la solución para un negocio pequeño y que recién emerge. Mientras, el ERP de más alta calidad incluye el mayor número de módulos para abarcar todos los departamentos de la empresa, la mayor cantidad de usuarios y la posibilidad de gestionar varios establecimientos o puntos de venta desde una sola herramienta.

En resumen, el mejor ERP para pymes es el que se adapta a sus necesidades, las ayuda a tener un crecimiento sólido y constante, incrementa la productividad de sus colaboradores y le brinda la mejor relación costo/beneficio para tener un retorno de inversión a mediano plazo.

En IJAM contamos con soluciones especialmente diseñadas para las pequeñas y medianas empresas de México, somos consultores con larga trayectoria profesional y te asesoraremos para la elección del software más adecuado a las necesidades de tu empresa.

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