Luis Iván Juárez Arellano

21 mayo, 2024

La implementación de un Sistema de Planeación de Recursos Empresariales (ERP, por las siglas en inglés de Enterprise Resource Planning) es esencial para las grandes empresas que buscan optimizar sus operaciones, incrementar la eficiencia de sus departamentos y tomar decisiones estratégicas basadas en datos.

En la era de la digitalización, no contar con un ERP puede llegar a ser un problema que dificulte el intercambio de información. Entre más grande y compleja sea la empresa, es más importante implementar un ERP con funcionalidades específicas que les permita gestionar procesos críticos de forma rápida y eficaz.

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Hoy en el blog de IJAM Consulting hablaremos sobre el ERP para grandes empresas: sus características, beneficios, razones para implementarlo y te diremos cuáles son las mejores soluciones.

¿Cómo funciona?

Un sistema ERP actúa como la columna vertebral de las grandes empresas ya que integra todos los procesos empresariales en una sola plataforma de gestión donde se unifican áreas como finanzas, contabilidad, cadena de suministro, producción, recursos humanos y gestión de proyectos, eliminando la necesidad de usar procesos manuales o sistemas heredados que se hayan vuelto obsoletos.

En general, el funcionamiento del ERP se basa en los siguientes elementos:

• Base de datos centralizada. El ERP funciona con una base de datos centralizada en la que se almacenan todos los datos críticos de la empresa para eliminar los silos o duplicación y garantizar que todos los departamentos trabajen con información actualizada en tiempo real.
• Módulos. Los sistemas ERP se componen de módulos o funcionalidades en los que se concentra un área clave, como la gestión de las ventas, el inventario, la nómina, entre otros que pueden elegir las empresas para optimizar sus operaciones críticas. Cada empresa puede implementar los módulos que necesite y escalar a medida que se requiera.
• Flujos de trabajo. Los ERP permiten generar flujos de trabajo para automatizar tareas manuales y repetitivas, como la generación de facturas, la revisión de inventarios o el pago de la nómina.
• Análisis e informes. Un sistema ERP puede generar reportes detallados y automatizados para que los encargados de departamentos tengan la información actualizada para optimizar sus estrategias, identificar áreas de mejora o tomar decisiones relevantes.
• Integración. El ERP no solo permite integrar la información de la empresa, sino de otras aplicaciones como un CRM para formar un ecosistema digital que favorezca el intercambio de datos y la colaboración entre departamentos.

¿Por qué una empresa grande debería contar con un ERP?

En la actualidad, la competencia que existe en los diversos mercados es muy superior a la de décadas anteriores, por lo que toda herramienta que haga que los procesos sean eficientes podrá marcar la diferencia entre una empresa que desperdicia sus recursos y otra que los aprovecha al máximo.

Las grandes empresas quizás sean las que más requieren la implementación de un ERP por las siguientes razones:

Eficiencia y productividad en todas las áreas

Las grandes empresas tienen varios departamentos: contabilidad, ventas, recursos humanos, marketing, producción, distribución, inventario, entre otras. A medida que la empresa crece, los departamentos van aumentando y se vuelve más difícil intercambiar información utilizando procesos manuales, como informes impresos.

El ERP facilita la colaboración entre departamentos ya que toda la información se encuentra en una sola base de datos centralizada, a la que los encargados de área pueden acceder desde cualquier lugar para reducir los tiempos de operaciones e incrementar la eficiencia en los procesos.

Reducción de desperdicios

Los ERP para grandes empresas suelen ser compatibles con la filosofía de Lean Manufacturing que se enfoca en reducir los desperdicios en tiempo, procesos y recursos. Por ejemplo, esto se traduce en procesos tangibles como mantener niveles de stock adecuados, sin materiales innecesarios, que pierdan su valor en el almacén.

Toma de decisiones optimizada

Al centralizar la información de todas las áreas en una sola plataforma, los líderes y directivos de la empresa podrán tomar decisiones basadas en datos con los informes y análisis detallado del ERP sobre el rendimiento en las diferentes áreas de la organización.

Negociaciones más efectivas con proveedores y clientes

Los ERP para grandes empresas cuentan con funcionalidades para mejorar las negociaciones con proveedores y clientes ya que permiten generar análisis predictivos sobre la demanda, anticiparse a cambios en el mercado, encontrar insumos a precios más atractivos y hacer tratos más rentables y convenientes para ambas partes.

Escalabilidad

La escalabilidad es un concepto clave en un ERP para grandes empresas ya que significa que podrán añadirse funcionalidades a medida que la organización crezca. Por ejemplo, pueden agregarse puntos de venta, usuarios y módulos de gestión.

Por otro lado, los ERP se actualizan constantemente e integran funcionalidades innovadoras con tecnologías como inteligencia artificial y machine learning para que las empresas se adapten a los cambios en el mercado.

Normatividades del sector

Dependiendo de su sector, las empresas deben cumplir con normas y regulaciones de seguridad y calidad. La implementación de un ERP es clave para el cumplimiento de las normativas vigentes para reducir el riesgo de multas o sanciones. Además, sus informes permiten identificar y mitigar riesgos potenciales, facilitar auditorías externas y a tener procesos transparentes y confiables.

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Principales características de un ERP para empresas de gran tamaño

Al evaluar un ERP, es crucial considerar las características que lo convierten en un aliado estratégico para el éxito empresarial. Las más importantes para las grandes empresas son:

• Herramientas de automatización. El software debe facilitar la automatización de procesos y generación de flujos de trabajo para reducir la carga administrativa, los errores humanos e incrementar la eficiencia.
• Capacidad de integración. El ERP debe poder integrarse con otros softwares o sistemas heredades para optimizar procesos y facilitar el intercambio de datos. Por ejemplo, una tienda departamental con su propio e-commerce debe poder integrar el software para actualizar automáticamente la disponibilidad de mercancías en el inventario, en la página web y en los sistemas de puntos de venta físicos.
• Sincronización en tiempo real. El ERP debe sincronizar la información de todos los módulos en tiempo real para garantizar que los empleados trabajarán con datos actualizados y correctos.
• Interfaz intuitiva. Un ERP debe tener una interfaz intuitiva, que permita que incluso los empleados sin conocimientos en informática y TI lo utilicen. Por ejemplo, el personal de recursos humanos debe poder gestionar la nómina, las asistencias y horarios de todo el equipo.
• Actualizaciones constantes. El ERP debe crecer, actualizarse e incorporar nuevas funcionalidades para que la empresa no tenga que volver a invertir en otra solución y mucho menos perder tiempo en la migración de datos y procesos a una nueva plataforma. Lo recomendable es solo adquirir módulos o funcionalidades conforme la empresa vaya creciendo.
• Mantenimiento y soporte técnico. Al adquirir un ERP para grandes empresas, lo ideal es buscar una solución en la nube que pueda utilizarse en cualquier lugar y momento. Esto, además, permite que el mantenimiento y soporte técnico queden en manos del proveedor y no en el equipo de TI de la empresa.

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Beneficios de implementar un ERP en grandes empresas

Para las grandes empresas, la implementación de un ERP es un parteaguas para incrementar la eficiencia y operatividad en cada departamento. Los beneficios específicos a los que pueden acceder son:

• Reducir los procesos manuales. Las tareas manuales, que son propensas a olvidos, errores, omisiones o retrasos pueden automatizarse para garantizar su realización y liberar al personal de la carga administrativa que le resta tiempo y dejar que se dediquen a tareas estratégicas y que contribuyan al éxito de la empresa.
• Innovación continua. Las empresas que implementan sistemas ERP pueden innovar y reinventarse continuamente, con nuevos procesos que reemplacen a las tareas de negocio y les permitan crear acuerdos, sociedades o negocios con empresas modernas.
• Ahorro de costos. La implementación de un ERP en la nube permite el ahorro inicial en la adquisición de hardware, software y redes. Pero, aunque las empresas opten por adquirir una licencia, el ahorro se traduce en menos desperdicios, procesos ágiles, tareas automatizadas que no requieren la contratación de nuevo personal y que permiten la integración con sistemas existentes para simplificar las nuevas tareas.
• Acceso a nuevas funcionalidades. Como ya mencionamos, los ERP se renuevan e implementan funcionalidades, mejoras en las aplicaciones y actualizaciones continuas para garantizar que sus clientes se encuentren al día con las novedades en software.
• Visibilidad total en la palma de tu mano. Los sistemas ERP permiten a los directivos acceder a la información completa de la empresa en el momento que la necesiten para ver tendencias, predecir cambios en el mercado, crear nuevos flujos de trabajo, hacer nuevas inversiones y tomar decisiones estratégicas en beneficio de la organización.
• Seguridad. Los ERP son seguros, tienen sistemas de encriptación de datos, recuperación ante desastres y diferentes capas de seguridad para garantizar que solo el personal autorizado acceda a la información. Además, los usuarios tienen diferentes permisos de acceso, por lo que la confidencialidad está garantizada.

¿Cuál es el mejor ERP para estas empresas y cómo se implementa?

Los ERP más recomendados para grandes empresas son:

SAP Business Suite

Dentro del grupo de aplicaciones SAP se encuentra la cuarta suite conocida como SAP S/4HANA, una solución robusta que permite crear un ecosistema digital para medianas y grandes empresas. Dentro de sus características encontramos:

• Módulos de gestión financiera, recursos humanos, adquisiciones, entre otros.
• Centralización de los datos
• Simplificación de procesos
• Rendimiento mejorado
• Más de 1400 funciones nuevas lanzadas en los últimos 5 años
• Experiencia de usuario y desempeño mejorados

Oracle Fusion Cloud

Oracle ofrece un ERP en la nube con funcionalidades para grandes empresas. Permite unificar la información, garantiza la gobernanza y gestión de datos con nuevas aplicaciones y aplicaciones de terceros conectadas.

Microsoft Dynamics 365

Al igual que SAP, Microsoft tiene una suite de aplicaciones para empresas que incluye un ERP, un CRM y otras herramientas para incrementar la productividad de las empresas que ya usan Microsoft Azure.

Infor

Infor es una empresa internacional con soluciones de ERP en la nube configurado para empresas de industrias específicas y roles de usuario incorporados para incrementar la rentabilidad y eficiencia.

Precio de un ERP para empresas grandes

El costo de un ERP para grandes empresas puede variar significativamente debido a los siguientes factores:

• Tamaño de la empresa. Las empresas más grandes son más complejas, especialmente cuando tienen diferentes ubicaciones, puntos de venta, centros de distribución, entre otras instalaciones por lo que requieren soluciones más robustas y costosas.
• Módulos requeridos. La cantidad de módulos y funcionalidades que necesita la empresa influirá en el precio del software. Funcionalidades avanzadas como análisis predictivo y gestión de la cadena de suministro pueden aumentar el costo.
• Tipo de implementación y licencia. La adquisición de licencias conlleva un costo inicial más alto, pero es una inversión a largo plazo para empresas que centralizan todos sus procesos en un solo lugar. Por su parte, en las implementaciones en la nube se paga una suscripción, la cantidad de usuarios del sistema y las funcionalidades requeridas por el tiempo que se use el software.
• Proveedor de ERP. Cada proveedor de software tiene una estructura de precios diferente dependiendo del tipo de licencia, implementación y funcionalidades.
• Servicio de consultoría. El software que se elija debe implementarse con los servicios de un consultor independiente, como IJAM Consulting, por lo que deben considerarse los costos de implementación, consultoría y capacitación.

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