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Flujos de trabajo o Workflow: ¿Qué son y por qué son importantes?

Luis Iván Juárez Arellano Luis Iván Juárez Arellano
Tiempo de lectura: 3 minutos

En publicaciones anteriores del blog de IJAM hemos hablado sobre flujos de trabajo y su optimización, pero ¿qué es este concepto y cuál es su importancia? En esta nueva entrada desmenuzaremos el concepto para que nuestros lectores lo comprendan e implementen las mejores prácticas. ¡Comencemos!

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¿Qué son los flujos de trabajo?

En toda empresa, sin importar su tamaño, se necesita organizar y asignar las tareas para repartir el trabajo entre los colaboradores. Esto no solo permite determinar puestos de trabajo, sino tomar decisiones, hacer que la labor de la empresa sea productiva y eficiente

Los flujos de trabajo o WorkFlow son el conjunto de pasos que se necesitan para completar una tarea o proceso. Estos flujos incluyen acciones manuales o automatizadas, y se pueden representar de forma gráfica como un diagrama de flujo, que permite identificar aquellos puntos de bloqueo también conocidos como cuellos de botella.

Al hacer un análisis de flujo de trabajo se debe considerar cómo se realizan y estructuran las tareas, por qué medios fluye la información, qué estrategias se usan para dar seguimiento, cuáles son las herramientas de gestión necesarias, el orden en el que se deben seguir los pasos, la forma de sincronizar al equipo para que las tareas fluyan y se terminen, entre otros factores.

 

¿En qué consiste la gestión de flujos de trabajo?

Las tareas cotidianas de las organizaciones deben pasar por diferentes procesos a cumplir para garantizar que se tengan productos o servicios que cumplan con las expectativas de los clientes. Este proceso es llevado por la gestión de flujos de trabajo o WorkFlow.

La gestión de flujos de trabajo puede hacerse de forma global, incluyendo a toda la empresa. O de forma parcial, en la que solo se considera una parte de la empresa. Los procesos más importantes son aquellos que conllevan una secuencia de tareas que intervienen en el cumplimiento de los objetivos a alcanzar.

A través de los flujos de trabajo se conecta a los equipos con los procesos relacionados, de modo que se instaura un orden a seguir para mejorar la productividad y atención a los clientes. Sin estos flujos sería muy difícil normalizar los procesos de negocio, designar el tiempo para realizar tareas y crear estrategias para optimizarlo, detectar tareas repetitivas, medios de intercambio de información, entre otras labores que provocan cuellos de botella en las empresas.

 

Objetivos de la gestión de flujos de trabajo

  • Definir y normalizar los pasos de cada proceso
  • Trazar las tareas para cada persona
  • Almacenar y compartir información de forma segura
  • Organizar los documentos para que sean fácilmente accesibles
  • Facilitar la toma de decisiones
  • Dar seguimiento de las tareas

Entre otros. Lo más importante es controlar los procesos de trabajo, permitir que los colaboradores puedan trazar sus tareas e identificar posibles cuellos de botella, así como las estrategias para mejorar.

 

¿Cómo puede ayudar un software a optimizar los flujos de trabajo?

Al identificar acciones repetitivas y que pueden optimizarse, el uso de un software es el siguiente paso. Estos programas permiten tener un mayor control de la producción y distribución, así como de la documentación relacionada con cada proceso y área de trabajo.

Además, un programa informático permite centralizar la información en una sola plataforma para, desde allí, asignar tareas, permitir el acceso a diferentes colaboradores, dar seguimiento a las tareas, automatizar flujos de trabajo, tener acceso inmediato a la información, entre otras actividades que son clave para el buen funcionamiento de las empresas.

 

¿Qué áreas de la empresa pueden tener flujos de trabajo establecidos?

  • Recursos humanos. Ofertas de trabajo, postulación, entrevistas, contratación y despido, cartas de recomendación y manejo de personal.
  • Logística. Documentación de mercancía entrante y saliente, pedidos confirmados, datos de devoluciones, control de calidad, manejo de inventarios, gestión de expiraciones, envíos a domicilio, entregas, entre otros.
  • Comercial. Prospección, ventas, pagos en mensualidades, cotizaciones, facturas.
  • Fabricación. Recibo de materias primas, etapas de producción, certificaciones, licencias, etiquetas, revisiones, condiciones de almacenamiento, entre otras.

Estos son solo algunos ejemplos de áreas empresariales en las que pueden establecerse flujos de trabajo. Las empresas de todos los giros pueden implementar programas de flujos de trabajo para tener un sistema de organización centralizado, acceso remoto, ahorro de tiempo y la posibilidad de automatizar tareas.

Si buscas el mejor sistema de gestión de flujos de trabajo, SAP Business One es la solución ya que incorpora funcionalidades para permitir flujos de trabajo o WorkFlow en áreas como atención al cliente, manejo de inventarios, contabilidad, recursos humanos, entre otras.

En IJAM Consulting somos consultores SAP, expertos en ERP para PyMEs en México, ERP para ecommerce, software de manufactura y más, y con gusto podemos asesorarte en la implementación del sistema ERP que se adaptará a las necesidades de tu empresa. Si deseas más información, escríbenos a través de nuestro formulario de contacto, donde con gusto te explicaremos cómo SAP puede ayudarte a transformar a tu empresa.

 

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Luis Iván Juárez Arellano
Luis Iván Juárez Arellano

Asesor de Empresarios y Dueños de Negocio, enfocado en implementar tecnología SAP y móvil para PyME’s

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