Luis Iván Juárez Arellano

23 junio, 2024

Con frecuencia, una fábrica, tienda o negocio se quedan con más productos de los necesarios para satisfacer la demanda de sus clientes. Esta situación puede ser problemática y causar pérdidas significativas a la empresa; por ello, hoy en el blog de IJAM analizaremos el problema del exceso de stock, sus causas, consecuencias financieras y operativas, además de las recomendaciones para una mejor gestión del inventario.

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¿Qué es el exceso de stock?

El exceso de stock consiste en un excedente de inventario de mercancías fabricadas o compradas y que no se espera vender en el corto plazo. Es importante resaltar la diferencia del stock de seguridad, cuya función es garantizar que la demanda de los consumidores está cubierta por la rotación de inventario del producto o el tiempo de aprovisionamiento del mismo.

El exceso de inventario de una tienda, fábrica o negocio tiene cinco causas principales:

• Previsión inexacta de la demanda
• Exceso de pedidos (a Proveedores o Fábrica) por error
• Lanzamiento de nuevos productos
• Cambios imprevistos en las tendencias del mercado
• Errores en la gestión del inventario

Todas estas situaciones tienen dos factores en común: A) una planificación inadecuada y B) la falta de coordinación entre las áreas de producción, compras, logística y ventas.

Señales de exceso de inventario

Muchas empresas no se percatan de que están teniendo un exceso de inventario, especialmente cuando los productos son nuevos o son parte de una nueva línea de negocio. Las señales más claras del exceso de inventario son:

• Poca disponibilidad de almacenamiento en las bodegas.
• Baja rotación de inventario
• Valor de inventario > Líquidez de Corto Plazo
• Productos con caducidades o vencimientos menores a 6 meses.

¿Qué problemas ocasiona el exceso de stock?

El exceso de inventario puede traer muchas consecuencias financieras y operativas para las empresas, como:

• Altos costos de almacenamiento con baja rotación de inventario.
• Riesgo de deterioro de productos por almacenamiento a largo plazo que afecte su posible liquidación.
• Pérdida de valor de la mercancía almacenada por nuevos productos o sustitutos de menor precio.
• Falta de espacio disponible para otros productos.
• Capital de trabajo retenido por bajas ventas, lo que reduce la liquidez para comprar nuevos productos que sí solicitan los clientes.

Estrategias para gestionar inventario de forma eficaz

Las empresas de todos los tamaños deben contar con métodos precisos para gestionar su inventario de forma eficaz. Las mejores estrategias son:

Implementar un sistema de gestión con flexibilidad de reglas de negocio

Contar con un sistema de planificación empresarial (ERP) con módulos de gestión de inventario es esencial para evitar el exceso de stock ya que las herramientas de análisis de estos sistemas permiten hacer pronósticos basados en el historial y tendencias de ventas para predecir la demanda a corto plazo.

Por otro lado, con el sistema de gestión se puede tener un registro más preciso de las órdenes de venta para manejar reglas de negocio más estrictas con cancelaciones y devoluciones. Así mismo, el proceso de abastecimiento va ligado a la gestión de órdenes de venta para confirmar compras o fabricación con órdenes de venta en firme sin posibilidad de cancelación y alta probabilidad de liquidación.

Sistemas de almacenamiento con mecanismos PEPS

Muchas empresas cuentan con anaqueles simples para colocar la mercancía sin un orden específico para su rotación. Por ello, implementar sistemas de almacenamiento como FIFO (Primeras Entradas Primera Salidas) es indispensable para mantener registros puntuales de la mercancía y evitar su obsolescencia en el almacén.

Además, estos sistemas de almacenamiento pueden complementarse con el software de gestión de inventario para automatizar alertas en el proceso de abastecimiento para eliminar compras redundantes y detectar productos con tendencias de baja rotación.

Estrategias de venta ligadas a la Cadena de Suministro

Las grandes tiendas aplican estrategias de venta para movilizar la mercancía que tienen en exceso, como:

• Descuentos o promociones limitadas con el proveedor o fabricante para acelerar la curva de demanda para permitir la llegada de nuevos productos.
• Generar Paquetes o Kits de Venta que mezclen productos de alta y baja rotación para mover los productos con exceso de inventario.
• Tácticas de “Re-Marketing” de los productos en exceso para aumentar su visibilidad como promotoría en tienda o descuentos en volumen durante un período limitado.
• Liquidación de la mercancía o su venta en consignación en almacenes especalizados en liquidaciones al mayoreo.

Métodos de producción optimizados

El exceso de stock puede disminuir con estrategias como “Make To Order”, en la que se fabrican mercancías ligadas a órdenes de venta específicas.

Este método también aplica para empresas que comercializan productos donde solo se colocan Órdenes de Compra para un volumen de compra fijo que se alcanza con un número mínimo de órdenes de venta aprobadas.

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El exceso de stock es uno de los problemas más graves para todo tipo de empresas que manejan productos finales o terminados, ya sea de tiendas online, grandes fábricas o negocios en vías de crecimiento. Implementar un ERP con módulos de administración de inventario, almacén, producción y ventas permite dar seguimiento integral a los procesos más importantes.

En IJAM Consulting somos consultores de SAP Business One, el ERP más robusto, con módulos integrales que te permitirán gestionar listas de materiales, órdenes de producción, niveles de inventario, optimizar las ventas, generar informes de la empresa en tiempo real, generar alertas, automatizar tareas para disminuir el riesgo de errores, entre otros procesos que harán más rentable la gestión del almacén.

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