Luis Iván Juárez Arellano

29 mayo, 2024

En la actualidad, el tema de la gestión de medicamentos ha recibido mucha atención por la importancia en la atención hospitalaria. Hoy en el blog de IJAM analizaremos cómo mejorar la gestión de inventario de medicamentos en hospitales, con herramientas automatizadas para garantizar el abasto.

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¿En qué consiste la gestión de inventario de medicamentos?

Los centros de salud, hospitales, clínicas y consultorios con farmacia tienen almacenes con una gran cantidad de medicamentos para que los pacientes adquieran allí sus recetas. El inventario en estos almacenes consiste en la comprobación de que las cantidades físicas de stock coincidan con las que se tienen registradas en los sistemas de gestión.

En la gestión de medicamentos, se utilizan tres tipos de inventario:

• Inventario periódico. Se realiza dos veces por año para comprobar el stock físico en todo el almacén. En algunos casos, es necesario cerrar la farmacia o el almacén de medicamentos para un conteo más preciso.
• Inventario rotativo. Se realiza una vez por semana y se puede enfocar en una zona particular para un conteo más preciso y mayor control del stock.
• Inventario permanente. Se realiza una revisión todos los días, especialmente cuando hay rotación de productos para determinar a tiempo la necesidad de reabastecimiento.

Recomendaciones para mejorar la gestión de inventarios de hospitales

Las farmacias y almacenes de medicamentos manejan inventarios muy grandes, con productos de manejo especial que tienen caducidades y requerimientos de almacenamiento específico.

Todo esto hace que sea muy fácil cometer errores en la gestión, los cuales se pueden evitar con las siguientes recomendaciones:

Mantén registros precisos de los inventarios

Como ya mencionamos, en los almacenes de medicamentos se resguardan miles de fármacos, insumos y equipos médicos especializados. Todos estos tienen requisitos específicos de almacenamiento, caducidad y manejo.

En los registros, se deben especificar todos los datos claves para que no pasen desapercibidos y se tomen en cuenta para evitar los desperdicios o pérdidas de recursos durante los inventarios.

Automatiza los procesos de gestión

La implementación de sistemas que permitan la automatización de procesos, como un ERP, permite generar notificaciones para dar seguimiento a las fechas de caducidad, hacer pedidos, alertas de un bajo nivel de existencias, entre otras para incrementar la eficiencia en la gestión y reducir los errores humanos.

Analiza la demanda de medicamentos

La implementación de un ERP con tecnologías como Inteligencia Artificial permite generar informes y análisis predictivos para conocer la demanda de medicamentos y anticiparse para mantener niveles óptimos en el stock.

Para esto, considera factores estacionales como el clima, tendencias de tratamiento, cambios en la población de pacientes, entre otros.

Establece niveles de stock de seguridad

Un stock de seguridad es un inventario extra que se mantiene en los almacenes para enfrentar posibles retrasos, cambios de demanda, entre otros imprevistos en la cadena de suministro. Determinar ese stock de seguridad es clave para evitar la escasez, pero es importante darle seguimiento para no tener excedentes innecesarios, o que pasen los periodos de caducidad.

Define sistemas de rotación de inventario

En los almacenes de medicamentos se debe contar con sistemas de rotación de inventario para que salgan primero los que tienen una fecha de caducidad más próximas.

Una de las mejores prácticas es el método FIFO (first in, first out) en el que los primeros productos en entrar son los primeros en salir para evitar que se vuelvan antiguos o caduquen en los anaqueles y se conviertan en pérdidas.

Clasifica y etiqueta correctamente los productos

Con frecuencia, los medicamentos se almacenan por características como el tipo de fármaco (orales, intravenosos, jarabes, etc.), pero con un ERP se pueden definir varias categorías de clasificación. Por ejemplo, fechas de recepción, fechas de vencimiento, número de lote, entre otras etiquetas para segmentarlos y darles un mejor seguimiento.

Estas clasificaciones son más fáciles de realizar cuando se cuenta con sistemas como etiquetas RFID o códigos de barra que contengan toda la información del producto para su monitoreo con el ERP.

Mantén una relación cercana con los proveedores

Mantener una comunicación constante con los proveedores permite estar al pendiente de disponibilidades, precios, ofertas y para recibir alertas sobre posibles interrupciones de suministro.

Un sistema ERP que cuente con portal de proveedores te permitirá automatizar los procesos de reabasto, facturación, pagos y recibir alertas cuando haya ofertas en los productos que habitualmente se compran.

Capacita a tu personal

El personal encargado de los almacenes y farmacias debe estar altamente capacitado sobre temas como normativas de seguridad e higiene, manejo y control de medicamentos e insumos, atención a cliente, recetas médicas, farmacovigilancia y tecnología para el manejo del ERP.

Tener personal comprometido, que realice auditorías periódicas del stock para identificar pérdidas, problemas de almacenamiento o fallos en el control de temperatura es clave para el éxito del almacén.

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