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¿Qué es e-Procurement y cuáles son sus beneficios?

Luis Iván Juárez Arellano

Las relaciones entre empresas y proveedores son complejas, especialmente cuando se refiere a los procesos transaccionales y todas las tareas relacionadas: pedidos, recepción, facturación, pago, suministro, entre otras. Y, para agilizar las tareas y automatizarlas, surge el e-Procurement, del cual hablaremos a continuación.

¿Qué es e-Procurement?

Del inglés “e” electrónico y “procurement” adquisición o compras, el concepto de e procurement solutions se puede interpretar como soluciones para las compras electrónicas. Una interpretación más acertada es «la gestión centralizada de compras y suministros de una empresa a través de una plataforma electrónica».

Este concepto es adecuado para el sector Business to Business (B2B), es decir, para empresas que adquieren sus materias primas o mercancías con otra empresa, o bien, a las empresas y entidades gubernamentales en el sector Business to Government (B2G). Las plataformas electrónicas donde se aloja el e-Procurement desmaterializan las transacciones comerciales entre cliente y proveedores en todas las etapas del proceso Procure to Pay (P2P) para agilizar los pagos.

Este proceso de e-Procurement consta de tres etapas en las que se involucra el proceso P2P:

  • Selección de productos. La persona encargada de las compras se dirige a una plataforma específica, como un catálogo online o sitio de venta al por menor, donde tiene acceso a la gama de productos del proveedor para elegir los que necesita y enviar su solicitud de compra a través del mismo medio para seguir el flujo de trabajo.
  • Realización de pedidos. Cuando se confirma la solicitud de compra se convierte en un pedido, el cual se envía al proveedor como documento electrónico para que prepare los productos para la entrega.
  • Gestión y pago de facturas. Las empresas reciben la factura certificada en un documento electrónico, que va relacionada con el pago y ampara la transacción.

Beneficios del e-Procurement

Beneficios-del-e-Procurement

El e-Procurement permite centralizar y automatizar las transacciones comerciales entre las empresas y sus departamentos de compras, ventas, facturación, contabilidad, entre otros, de cada una de ellas, los cuales pueden optimizar sus procesos para hacerlos más transparentes y ágiles. Podemos encontrar cuatro beneficios principales con esta práctica:

Ahorro de recursos

Al implementar sistemas automatizados mediante el e procurement process, los costes bajan rápidamente porque se reduce la mano de obra necesaria para las tareas. Además, estos sistemas aportan comodidad a las empresas con las que tienen relaciones de trabajo, las cuales pueden realizar labores de aprovisionamiento, comparación de precios y pagos sin que su personal tenga que salir de la oficina, por lo que los pedidos comienzan a crecer y los clientes también ven ahorros en sus procesos.

Eliminación de procesos innecesarios

Las tareas manuales y administrativas suelen ser repetitivas, lentas y conllevar errores humanos. Por eso, al usar los sistemas informáticos de un e procurement software se puede reducir la tasa de error de forma significativa, eliminar procesos redundantes o con poco valor, como hacer envíos de órdenes de compras, imprimir solicitudes de confirmación, puesto que se volverán procesos automatizados que permiten a los colaboradores de las empresas enfocarse en tareas más significativas.

Se reducen tiempos de entrega

Ya que todo el proceso de pedidos se hace a través de una plataforma electrónica, el personal de almacén no requiere esperar hasta que una persona le dé la orden de preparar pedidos, ya que también llegan de forma automatizada para hacer más rápido el proceso, evitando los tiempos de inactividad en el almacén, o los errores en la preparación de pedidos.

Tanto si se trata de realizar o confirmar pedidos, el proceso es más sencillo y transparente para las empresas. Desaparecen los tiempos de inactividad, los recordatorios o los documentos administrativos que deben ser procesados y archivados, lo que supone un ahorro considerable de tiempo en el proceso de adquisición. Además, como el pedido se convierte directamente en un albarán en las instalaciones del proveedor, esto permite, en última instancia, entregas más rápidas a las empresas.

Control de egresos

Las empresas pueden tener una visión más clara, en tiempo real e integral sobre el estado de su contabilidad y finanzas, así como acceder a la información precisa sobre el proceso de pedidos, programación de pagos, presupuesto, entre otros datos para tomar decisiones más precisas sobre su abastecimiento, encontrando áreas para mejorar.

E-Procurement en administración pública

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Si bien las empresas se benefician por las soluciones del e-Procurement, los gobiernos también han aprovechado sus ventajas al abarcar la gestión electrónica del proceso comercial entre sus proveedores, automatización de procesos, eliminación de papel y, sobre todo, el manejo transparente de los recursos.

Facturación electrónica

La facturación electrónica simplifica el cumplimiento fiscal, el pago de impuestos y el control de los pagos para el departamento correspondiente. Tanto empresas como gobiernos deben poner mucha atención en las facturas que reciben para asegurarse de no ser víctimas de fraude o discrepancia fiscal, por lo que tener una plataforma de gestión es una herramienta de gran utilidad para detectar anomalías en el proceso o en los archivos.

¿Tu negocio está listo para el e-Procurement?

Si el volumen de aprovisionamiento de tu empresa tiene requerimientos muy altos, probablemente tu personal no se dé abasto y pueda cometer errores. Evítalos y optimiza tus procesos con la implementación del e procurement process con una plataforma de gestión confiable, robusta y que te ayudará a integrar la información más importante de tu negocio: SAP Business One.

En IJAM somos expertos en SAP Business One y podemos ayudarte a implementar las soluciones que tu empresa necesita. Escríbenos a través de nuestro formulario para más información, nuestros consultores se pondrán en contacto a la brevedad y te atenderán con gusto.

Luis Iván Juárez Arellano

Asesor de Empresarios y Dueños de Negocio, enfocado en implementar tecnología SAP y móvil para PyME’s

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